Cómo mandar un fax
Si bien hoy en día las personas envían documentos por fax con menor frecuencia que antes, todavía siguen enviando faxes de vez en cuando. Es posible que existan muchas razones para enviar un fax, en especial si envías contratos o si tu destinatario no tiene la tecnología o equipo necesario para transmitir documentos de otra manera. Con suerte, puedes mandar documentos por fax si utilizas una máquina de fax, una computadora o incluso un teléfono inteligente.
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Pasos
Método 1
Utilizar una máquina de fax
1
Configura tu máquina de fax. Para enviar y recibir faxes con una máquina de fax, tendrás que asegurarte de que la tuya esté enchufada y conectada a tu línea telefónica fija.
- Se recomienda una línea exclusiva si piensas mandar faxes con frecuencia ya que no podrás utilizar la máquina de fax y el teléfono al mismo tiempo.
- También debes asegurarte de que tu máquina de fax tenga tóner y papel si piensas recibir faxes.
- Si no tienes una máquina de fax en casa o en el trabajo, podrías enviar un fax de forma gratuita desde tu biblioteca pública local. También puedes ir a una tienda como Kinko’s o The UPS Store para mandar por fax tu documento por un cargo. Estas opciones son mejores si no esperas enviar faxes con frecuencia.
2
Ajusta la configuración. Cada máquina de fax es distinta- sin embargo, por lo general tendrás la opción de ajustar determinadas configuraciones. Lee tu manual de usuario a fin de aprender más sobre las funciones específicas que están disponibles en tu máquina.
3
Junta tus documentos. Si utilizas documentos originales en vez de fotocopias, permitirás que el destinatario reciba un documento más limpio y fácil de leer.
4
Coloca tus documentos en la máquina. Muchas máquinas tienen un alimentador de hojas y una pantalla plana. Si solo tienes una página, puedes utilizar cualquiera de los dos. Si tienes varias páginas, el alimentador de hojas por lo general funcionará mejor.
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Ingresa el número de fax. Cuando ingreses el número, asegúrate de incluir el código de área, el código de país y todos los números que necesitas marcar. Debes ingresar el número exactamente como lo harías si estuvieras llamando al número con un teléfono.
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Pulsa el botón de enviar. Después de unos segundos, escucharás que la máquina empieza a transmitir el fax y los documentos empezarán a pasar por la máquina de fax.
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Busca un mensaje de confirmación. Algunas máquinas mostrarán un mensaje en la pantalla que te hará saber si tu fax se envió de forma exitosa. Si configuraste tus ajustes para recibir confirmaciones impresas, tu máquina imprimirá una página que detallará el estado de tu fax.
Método 2
Mandar un fax con una computadora
1
Elige un programa. Cuando envíes un fax desde una computadora, tendrás la opción de utilizar un programa que esté instalado en tu computadora o un servicio en línea.
- Algunos sistemas operativos vienen con programas que te permiten enviar faxes. Por ejemplo, Windows 7 tiene una herramienta que se llama Fax y Escáner, la cual te permite enviar un fax sin una máquina de fax.
- Para utilizar un programa informático tendrás que conectar tu computadora a una línea telefónica. Si no es posible, trata de utilizar un servicio en línea.
- Existen varios servicios en línea disponibles, entre ellos MyFax, eFax y FaxZero. Algunos son gratuitos, otros requerirán una suscripción o membresía y otros te pedirán que pagues por fax.
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Abre el programa y crea un nuevo fax. Cada programa es único- sin embargo, debes ver una opción que se diga “Crear nuevo fax” o algo similar.
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Adjunta tus documentos. Para mandar documentos por fax con una computadora tendrás que cargarlos a tu mensaje. Debes ver un botón que diga “Subir documentos” o algo similar.
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Ingresa el número de fax y un mensaje. Escribe un breve mensaje a tu destinatario en el espacio proporcionado en la pantalla, así como lo harías si enviaras un correo electrónico. Esto servirá como tu hoja de portada- por lo tanto, no habrá necesidad de adjuntar una aparte. También tendrás que ingresar el número de fax del destinatario en el campo PARA.
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Pulsa el botón de enviar. Una vez que hayas adjuntado tus documentos y que hayas escrito tu mensaje e ingresado el número de fax del destinatario, pulsa el botón de enviar y listo.
Método 3
Utilizar un teléfono celular o una tableta
1
Descarga una aplicación. Existen varias aplicaciones móviles disponibles para teléfonos y tabletas que te permitirán enviar faxes, así como lo harías desde tu computadora. Algunas aplicaciones son gratuitas, mientras que otras te cobrarán un cargo. Algunas aplicaciones populares son Files Anywhere, Fax Burner y JotNot Fax.
- Algunas aplicaciones te darán un número de fax temporal, lo cual es posible que no sea ideal si piensas enviar y recibir faxes con frecuencia.
2
Abre la aplicación y elige tu documento. Una vez que abras la aplicación en tu dispositivo móvil, se te pedirá que crees un nuevo fax. Lo primero que tendrás que hacer es seleccionar el documento que quieres mandar por fax.
3
Ingresa el número de fax y el mensaje. Escribe un mensaje a tu destinatario, así como lo harías si enviaras el fax desde una computadora. Asegúrate de ingresar el número de fax del destinatario en el campo PARA de tu mensaje.
4
Pulsa el botón de enviar. Una vez que hayas adjuntado tus documentos y que hayas escrito tu mensaje e ingresado el número de fax del destinatario, pulsa el botón de enviar y tu fax se enviará.
Consejos
- Actualízate y usa una impresora multifunción si deseas mandar faxes desde tu casa u oficina sin descargar un programa, subir documentos a la página web o comprar una máquina de fax aparte. Todavía necesitarás una conexión telefónica.
- Si tienes una cuenta con un servicio de fax en línea como RingCentral o eFax, puedes utilizar tu cuenta para enviar faxes directamente desde Gmail. Todo lo que tendrás que hacer es ingresar en el campo PARA el número de fax al cual quieres enviar faxes y luego @nombrededominio.com. Por ejemplo, si utilizas eFax, ingresarías nú[email protected].
- Las máquinas de fax algunas veces se atascan y las páginas se pueden pegar. Si te pasa esto, tendrás que volver a enviar tu documento.
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