Cum să urmăriți facturile în Microsoft Excel

Multe companii folosesc Microsoft Excel pentru a urmări cheltuielile departamentului sau cheltuielile generale. În timp ce Excel este acum adesea conectat la computerele personale care utilizează sistemul de operare Windows, dacă aveți Excel pe desktop, îl puteți utiliza pentru a urmări facturile. Există mai multe șabloane disponibile pentru a urmări cheltuielile dvs. de la Microsoft și alte site-uri Web și versiunile recente ale programului Excel includ un șablon în șabloanele instalate pentru a urmări facturile. De asemenea, puteți să vă configurați foaia de calcul proprie pentru a urmări facturile în Excel. Mai jos veți vedea instrucțiunile pentru ambele abordări.

conținut

Pași
Metoda 1lucrați cu o foaie de calcul excel
Metoda 2creați o foaie de calcul pentru înregistrarea propriilor cheltuieli
Sfaturi

pași

Metoda 1
Lucrați cu o foaie de calcul Excel

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 1

Alegeți un șablon preinstalat. Versiunile recente ale programului Excel includ un șablon pentru a ține evidența cheltuielilor personale împreună cu șabloanele pentru aplicațiile de afaceri obișnuite. Puteți accesa aceste șabloane și le puteți utiliza pentru a urmări facturile în Excel.

În Excel 2003, selectați "New" din meniul "File". Selectați "Pe calculatorul meu" din panoul de activități "New Book" pentru a afișa caseta de dialog "Șabloane".
În Excel 2007, selectați "nou" în butonul "Meniu". Aceasta arată ecranul de dialog "Cartea nouă". Selectați "Șabloane instalate" din meniul "Șabloane" din partea stângă. Selectați "Bugetul lunar personal" din "Șabloanele instalate" din partea de mijloc și faceți clic pe "Creați".
În Excel 2010, faceți clic pe fila "Fișier", apoi selectați "Nou" din meniul "Fișier". Selectați "Exemple de șabloane" din secțiunea "Șabloane disponibile", apoi selectați "Bugetul lunar personal" din șabloanele de mostre afișate și dați clic pe "Creați".

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 2

Alegeți un șablon online. Dacă șablonul de buget personal care este preinstalat cu Microsoft Excel nu funcționează pentru a ține evidența cheltuielilor dvs., puteți selecta un șablon online. Puteți descărca un șablon de pe un site terț sau puteți utiliza Excel pentru a vă conecta la Microsoft Office online.

Pentru Excel 2003, puteți selecta un șablon corespunzător din biblioteca online Microsoft Excel din https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Puteți găsi, de asemenea, șabloane care vizează versiuni mai recente ale programului Excel.)

În Excel 2007, alegeți "Bugete" în secțiunea Microsoft Office online din caseta de dialog "Cartea nouă". Trebuie să aveți o conexiune bună la internet pentru a vă putea conecta la biblioteca șabloanelor online Office.

În Excel 2010, alegeți "Bugetări" în secțiunea Office.com din panoul Șabloane disponibile. Trebuie să aveți o conexiune bună la internet pentru a vă putea conecta la biblioteca șabloanelor online Office.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 3

Introduceți informațiile dvs. în celulele corespunzătoare. Informațiile exacte depind de șablonul de foaie de calcul pe care îl veți utiliza.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 4

Salvați foaia de calcul Puteți utiliza numele pe care șablonul îl oferă pentru foaia dvs. de calcul sau îl puteți schimba în ceva cu mai mult sens. Adăugarea numelui și a anului dosarului existent ar trebui să fie suficientă.

Metoda 2
Creați o foaie de calcul pentru înregistrarea propriilor cheltuieli

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 5

Deschide Excel.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 6

Introduceți un nume pentru foaia de calcul în celula A1. Utilizați un nume care are sens ca "Bugetul personal", "Înregistrarea cheltuielilor personale" sau ceva similar. (Excludeți citatele atunci când introduceți numele - acestea sunt folosite aici numai pentru a arăta că numele sunt exemple)

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 7

Introduceți titlurile coloanelor din rândul 2. Unele titluri și comenzile sugerate sunt "Data", "Categoria de plată" (sau "Plata către"), "Memo," "cheltuieli" "venituri" (sau "Bilete "sau "depozite") și "Sold." Introduceți aceste titluri în celulele A2 până la G2 - este posibil să fie necesar să ajustați lățimea coloanelor pentru a se potrivi titluri lungi sau intrări lungi.

După setarea titlului foilor de calcul și a coloanelor, utilizați opțiunea "Congelați panourile" pentru a păstra aceste antete în partea superioară a ecranului în timp ce parcurgeți intrările dvs. Panourile de blocare pot fi găsite în meniul "Vizualizare" în Excel 2003 și în versiunile anterioare, în grupul "Fereastra" din fila meniului "Vizualizare" din Excel 2007 și 2010.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 8

Introduceți prima dvs. cheltuială în celulele din rândul 3.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 9

Introduceți formula de echilibru în celula G3. Deoarece aceasta este prima intrare în bilanț, soldul va fi determinat de diferența dintre cheltuieli și venituri. Cum stabiliți acest lucru depinde dacă doriți să vedeți cheltuielile sau disponibilul disponibil.

Dacă configurați foaia de calcul pentru a vedea în principal cheltuielile dvs., formula echilibrului va fi = E3-F3, unde E3 este celula care reprezintă cheltuiala și F3 este cel care reprezintă venitul. Configurarea formulei în acest mod va face ca totalul cheltuielilor dvs. să fie un număr pozitiv, ceea ce face mai ușor de înțeles.

Dacă configurați foaia de calcul pentru a urmări disponibilul disponibil, formula de echilibru va fi = F3-E3. Configurarea foii de calcul în acest fel va prezenta soldul ca fiind pozitiv atunci când fluxul de numerar depășește cheltuielile dvs. și negativ atunci când aveți mai multe cheltuieli decât veniturile.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 10

Introduceți a doua cheltuială în celulele din rândul 4.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 11

Introduceți formula de echilibru în celula G4. Întrucât a doua intrare și următoarele intrări vor menține un sold actual, va trebui să adăugați rezultatul diferenței dintre cheltuială și venit la valoarea soldului înregistrării anterioare.

Dacă configurați foaia de calcul pentru a observa în principal cheltuielile dvs., formula de echilibru va fi = G3 + (E4-F4), unde G3 este celula care reprezintă soldul anterior, E4 este celula care reprezintă cheltuiala și F4 este celula care reprezintă venituri.

Dacă configurați foaia de calcul pentru a urmări disponibilul disponibil, formula de echilibru va fi = G3 + (F4-E4).

Parantezele din jurul celulelor care reprezintă diferența dintre cheltuieli și venit nu sunt necesare - ele sunt incluse doar pentru a face conceptul formulării un pic mai clar.

Dacă doriți să păstrați celula cu balanța goală până când aveți venituri complete, puteți utiliza instrucțiunea IF în formule, astfel încât soldul să nu afișeze o valoare până când nu este introdusă data. Formula pentru aceasta, pentru a doua intrare este = IF (A4 =""."", G3 + (E4-F4)) dacă setați foaia de calcul pentru a urmări cheltuielile și es = IF (A4 =""."", G3 + (F4-E4)) dacă configurați foaia de calcul pentru a urmări disponibilul disponibil. (Puteți omite parantezele din jurul celulelor, care reprezintă cheltuielile și veniturile, dar nu puteți sări peste parantezele exterioare.)

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 12

Copiați formula de echilibru în celelalte celule din coloana G (coloana Sold). Faceți clic dreapta pe celula G3 și selectați "Copiere" din meniul pop-up - apoi trageți pentru a selecta celulele de mai jos în coloană. Faceți clic dreapta pe celulele selectate și selectați "Lipire" din meniul pop-up pentru a insera formula în celulele selectate. (În Excel 2010, alegeți opțiunea "Lipiți" sau "Lipiți formule" din meniul pop-up). Formula va actualiza automat celulele de referință pentru a indica cheltuielile, veniturile și referințele date (dacă sunt utilizate) din rândul curent și referința balanței de la rândul anterior la rândul curent.

Imaginea intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 13

Salvați foaia de calcul Dați-i un nume semnificativ, cum ar fi "Expense log.xls" sau "Budget.xls personale" sau "Budget.xls personale". Ca și în foaia de calcul a unui buget bazat pe un șablon, poate doriți să includeți numele dvs. și anul în numele dosarului. (Din nou, luați în considerare faptul că citatele sunt folosite numai pentru a demonstra numele de exemplu și nu ar trebui să fie scrise, nici să scrieți sufixul fișierului - Excel o face pentru tine)

Excel 2003 și versiunile anterioare salvează fișiere de foi de calcul în vechiul format ".xls", în schimb Excel 2007 și 2010 salvează foile de calcul în noul format bazat pe XML ".xlsx" dar pot citi și salva foi de calcul în vechiul format ".xls" de asemenea. Dacă aveți mai multe computere și intenționați să aveți această foaie de calcul în totalitate, utilizați formatul mai vechi dacă oricare dintre computerele dvs. are Excel 2003 sau o versiune mai veche și utilizați formatul mai nou dacă toate calculatoarele dvs. au cel puțin Excel 2007.

sfaturi

Pentru a distinge facturile plătite de facturile care nu au fost plătite, dar care sunt cheltuieli anticipate, puteți plasa cu litere aldine sau cu o anumită culoare textul facturilor plătite sau puteți umbri celulele.
utilizare "AutoComplete" în categoriile de cheltuieli și venituri pentru a asigura o ortografie consistentă.
Pentru a evita modificarea accidentală a unei formule sau a antetului unei coloane, puteți proteja aceste celule de modificări. Selectați celulele pe care doriți să le modificați (data, categoria de plată, cheltuielile, veniturile și notele) și deblocați acele celule, apoi aplicați protecție întregii foi de calcul.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit