Cum să organizați un eveniment

Stabiliți obiective Ce este exact ceea ce doriți să obțineți? Nu este vorba despre numărul de persoane pe care doriți să le participați, nici despre faptul că evenimentul va avea loc în realitate - ce doriți să ieșiți din toate astea? 5 oameni, astfel încât aceștia fac parte din organizația dvs. ?, o colecție de 1000 de dolari ?, o schimbare a mentalității ?, pe care oamenii o fac excitați?

Adună voluntari Este necesar să avem o echipă bună care are abilități diferite. Ele vă pot ajuta cu diverse sarcini, cum ar fi pregătirea programelor și a bugetelor, crearea de invitații și postere, recepția oaspeților și curățarea la sfârșitul evenimentului. Cu alte cuvinte, vă pot ajuta să terminați lucrarea. De asemenea, dacă este posibil, obțineți voluntari de încredere!

Pregătiți un buget. Trebuie să includeți toate cheltuielile, veniturile, sponsorii și chiar cheltuielile contingente. Dacă nu faceți un buget, veți ajunge la o mulțime de facturi neplătite, un portofel gol și nici o idee despre ce sa întâmplat. Fii realist de la început pentru a evita surprize neașteptate în ziua evenimentului!

Decideți locul și ora pentru evenimentul dvs. Asta este cel mai important lucru la organizarea unui eveniment. Ce timp și loc va face oamenii să spună "Da, bineînțeles că voi participa!"? Ar trebui să fie un moment în care toată lumea este disponibilă și un loc pe care oricine îl poate ajunge. De asemenea, trebuie să fie ceva ce puteți rezerva!

Gândiți-vă la logistică. Logistica este necesară pentru tot. Care va fi sistemul dvs. de parcare? Care sunt rutele de acces pentru persoanele cu handicap? Ce se poate face cu dimensiunile locului? Ce echipamente de care aveți nevoie? Ce elemente suplimentare (apă potabilă pentru boxe, insigne , broșurile) vor cere o cheltuială suplimentară ?, Câte persoane sunt necesare pentru ca evenimentul să meargă fără probleme?

Gândiți-vă la marketingul și publicitatea evenimentului dvs. În timp ce vă aflați în întregul proces de organizare, proiectați un poster. Aceasta ar trebui să includă o dată tentativă, o oră, un loc, un oaspete de onoare, un nume și tema sau un slogan al evenimentului. Din moment ce sunteți încă în timp pentru eveniment, puteți să vă faceți timp pentru a crea postere, dar cel mai bine este să pregătiți o versiune preliminară la început pentru a vizualiza întregul set al proiectului dvs.!

Organizați-vă Este posibil ca acum sa va simtiti foarte confuz, dar calmati si deschideti Excel. Faceți o listă a activităților care vor fi organizate în cadrul evenimentului. Creați câteva foi de calcul pentru a vă organiza gândurile. Ar putea părea inutil pentru acum, dar în două luni veți fi extrem de recunoscători pentru că ați făcut-o în avans.

Luați împreună cu echipa dvs. Obțineți aprobarea pentru buget, program etc. în numele membrilor echipei, precum și a supraveghetorilor. Acesta este un moment bun pentru a răspunde la toate întrebările. Cunosc toata lumea ce au de facut? Se simt confortabili cu tot ce este de acord?

Delegați responsabilitățile diferitelor membri și permiteți unei persoane cu experiență să coordoneze toate activitățile. Dacă este un eveniment mega, permiteți unor persoane diferite să coordoneze diferite activități sub supravegherea unui manager. Liderul echipei trebuie să fie o persoană pe care membrii echipei pot avea încredere.

Asigurați-vă că actualizați site-ul web legat de eveniment. Probabil că l-ați promovat prin Facebook și Twitter, dar există și multe alte site-uri pe care le puteți utiliza pentru a răspândi cuvântul. Eventbrite, Evitați și Meetup sunt trei dintre cele mai importante site-uri pe care le puteți utiliza. Dacă nu ați auzit de la ei, investigați acum!

Obțineți sponsori și alte surse de bani de la delegați. Va trebui să faceți o mulțime de cheltuieli în următoarele câteva săptămâni și nu doriți ca toți să iasă din buzunar! Colectați cel puțin o parte din bani pentru a acoperi cheltuielile inițiale (cum ar fi locul, echipamentul și alimentele). Unele dintre aceste persoane, locuri sau lucruri pot necesita o plată în avans, chiar înainte de începerea planificării evenimentului.

Promovați evenimentul Pregătiți broșuri, publicați anunțuri, informați mass-media, efectuați apeluri telefonice, trimiteți mesaje către grupuri online și vizitați potențiali participanți sau sponsori. Cum altfel vor afla oamenii despre evenimentul dvs.? Asigurați-vă că informațiile pe care le publicați sunt complete, lăsând publicului doar câteva întrebări. La urma urmei, e mai bine să rămână cu intriga!

Adunați elementele necesare pentru eveniment. Acestea pot include medalii, jocuri, suveniruri, premii sau certificate. Există o mulțime de accesorii mici care pot trece neobservate de ochiul neexperimentat, dar deja știți cum să umpleți fiecare colț sau crapă rămase. De asemenea, nu uitați mesele, scaunele, echipamentele de sunet, semnele, fețele de masă și toate lucrurile importante!

Luați măsuri pentru totul. Adoptați dispozițiile necesare pentru fotografii și videoclipuri - pentru transportul oaspeților - pentru mâncarea personalului de curățenie etc. Lista ar putea continua pe termen nelimitat, dar nu veți reuși niciodată să vă organizați evenimentul!

Pregătiți o listă de contacte. Veți avea nevoie de numerele de telefon, adresele și e-mailurile membrilor echipei. De asemenea, faceți o listă similară pentru oaspeții VIP și furnizorii de bunuri sau servicii. Dacă cineva nu participă sau întârzie, această listă vă va anunța.

Vizitați locul evenimentului cu echipa dvs. Priviți în jur și evaluați zona de parcare, băile, spațiile verzi, structura locului și diferitele intrări și ieșiri. Găsiți locații din apropiere, unde puteți face fotocopii, puteți efectua apeluri telefonice și puteți cumpăra orice în caz de urgență. Practic, familiarizați-vă cu terenul ca și cum ar fi fost palma mâinii tale.

Efectuați o revizuire finală cu echipa dvs. Asigurați-vă că ați comunicat la tot locul și ora sosirii. Ultimul lucru pe care l-ați dori este ca întreaga echipă să vă sune în aceeași zi a evenimentului, întrebându-vă unde este ușa din spate.

Verificați toate invitațiile și răspunsurile. Creați o listă a oaspeților într-o foaie de calcul și faceți un număr de persoane care vor participa. Pentru majoritatea evenimentelor, numărul de persoane care efectuează o rezervare nu reprezintă suma care va participa efectiv. Ați putea avea 50 de persoane care și-au confirmat prezența, dar în cele din urmă participă la 5 sau 500. Deci, deși trebuie să știți numărul de rezervări, trebuie să fiți pregătiți pentru oricare dintre cele două cazuri!

Mergeți la locul evenimentului și verificați dacă totul este pregătit. Camera este curată și disponibilă? Sunt toate echipamentele electronice instalate și funcționale? Puteți instala orice echipament în prealabil, dacă este necesar? Personalul pare pregătit?

Pregătește truse pentru participanți. Acest kit ar putea consta dintr-o sticlă de apă, un sandwich, un mic notebook, un stilou, o broșură și orice informații de care ai putea avea nevoie. De asemenea, ar fi o idee bună să includeți amintiri mici. Acesta este un detaliu frumos care spune participanților că acesta este un eveniment bine gândit și organizat. De asemenea, le face să se simtă apreciați!

Efectuați o foaie de activitate. Aceasta este o listă a tuturor informațiilor necesare clasificate în timp și / sau cameră. Pregătiți o agendă în care minutele detaliază activitățile minime importante. Formatul va depinde de dvs. Doar încercați să păstrați cantitatea de informații la un nivel minim, astfel încât să fie ușor de citit.

Faceți o listă de verificare a lucrurilor care vor fi luate la locul evenimentului. Cât de teribil ar fi dacă ajungeți la eveniment și totul este acolo, toată lumea este acolo și vă dați seama că singurul lucru care lipsește este cele 1200 de pahare pe care le-ați uitat acasă? Ce dezamăgire Tocmai ai distrus totul. De aceea, trebuie să faceți o listă, să o verificați de două ori și să luați tot ce este necesar!

Instalați totul Atât în ​​interiorul, cât și în afara locului de desfășurare a evenimentului. Aveți nevoie de baloane pentru a pune în cutia poștală un poster în colț? Ce veți pune în ușile și coridoarele? Dacă oaspeții dvs. trebuie să treacă printr-un labirint adevărat pentru a ajunge, atunci cu cât mai multe semnale pe care le plasați, cu atât mai bine.

Asigurați-vă că oamenii importanți știu ce se întâmplă. Dacă un vorbitor intârzie, este necesar să îl informați. Dacă alimentele durează mai mult decât se așteaptă, este necesar să le informați despre modificările din program. În cazuri foarte rare, evenimentele merg așa cum a fost planificat, în acest caz lăsați munca dvs. curentă și asigurați-vă că participanții sunt conștienți de schimbările.

Faceți fotografii! Poate doriți să aveți o amintire a evenimentului. De asemenea, văzând pe cineva care se plimbe cu o cameră în mână poate exciți oaspeții. Nu uitați bannerele sponsorilor, ale dvs., intrarea, recepția etc. Poate că le poți folosi la următorul eveniment!

Oferă-le oaspeților ceva de luat. Probabil ați plantat o idee în mintea lor și doriți să plece când pleacă, gândindu-vă la ceva, întrebând ceva sau dorește să facă ceva. Distribuiți astfel o broșură sau ceva ce pot lua acasă și să le dea idei pe care le pot desfășura după eveniment

Curățați întregul loc! Verificați contorul de energie electrică, scoateți posterele, mesele etc. doresc să părăsească locul curat ca ai gasit loc, mai ales în cazul în care ați plătit pentru ea și doriți să-l folosească din nou cu o altă ocazie, proprietarii ar putea dori să suprapreț sumele pe care ar fi putut evita lăsând locul curat. Distribuiți munca în rândul membrilor echipei dvs. pentru a termina cât mai repede și mai ușor posibil.

Aveți grijă de toate sarcinile post-eveniment. În funcție de evenimentul dvs., este posibil să nu trebuiască să faceți nimic sau trebuie să respectați o listă extinsă de confirmări și facturi. Iată câteva idei pentru a începe: