Cum să organizați o întâlnire eficientă

Întâlnirile productive, valoroase și plăcute necesită un scop, un dialog deschis și un lider puternic. Aici vă prezentăm cum puteți face întâlnirile importante.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente
Lucruri de care ai nevoie

pași

Run-o-eficiente-Meeting-Pas-1.jpg" class ="imagine lightbox">

Imaginea intitulată Efectuați o întâlnire eficientă Pasul 1

Realizați fiecare întâlnire sau nu faceți nici o întâlnire. Decideți dacă este necesară o întâlnire și invitați numai persoanele necesare. Cantități masive de timp prețios sunt pierdute doar pentru că administratorii consideră că timpul în față este important sau pentru că s-au obișnuit cu o anumită rutină. E-mailurile sunt, de obicei, importante pentru a oferi echipei dvs. o actualizare sau un raport de stare. Dar dacă aveți nevoie de feedback instant de la toți participanții, atunci un e-mail nu va fi la fel de eficient ca o întâlnire față în față.

Run-o-eficiente-Meeting-Step-2.jpg" class ="imagine lightbox">

Imaginea intitulată Desfășurarea unei întâlniri eficiente Pasul 2

Definiți obiectivele și distribuiți ordinea de zi înainte. Creați o structură pentru consiliul dvs. Pur și simplu stabilirea unui rezultat ideal inspiră de obicei participanții și face întâlnirile mai productive. În cele din urmă, ceea ce el arată este o caracteristică pe care toți trebuie să o aibă: un scop. Înainte de începerea întâlnirii, asigurați-vă că toată lumea înțelege obiectivele, făcând o agendă.

Run-o-eficiente-Meeting-Pas-3.jpg" class ="imagine lightbox">

Imaginea intitulată Desfășurați o întâlnire eficientă Pasul 3

Fii proprietarul întâlnirii tale, preia și menține bordul în mișcare. Întâlnirile bune sunt produsul unei bune conduceri. Fiți responsabil și clarificați intenția de a menține conversația la timp, utilă și relevantă. Arătați colegilor dvs. că vă respectați timpul, asigurându-vă că există un ceas vizibil pentru toată lumea. Starea pe subiect este cheia susținerii unui program. În cazul în care conversația iese din bandă, reorientați grupul spunând: "Interesant, dar nu cred că facem progrese în ceea ce privește obiectivele noastre.

Run-o-eficiente-Meeting-Pas-4.jpg" class ="imagine lightbox">

Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 4

Obțineți informațiile constructive de care aveți nevoie de la toată lumea aici. Deoarece punctul de întâlnire este o comunicare bidirecțională, este esențial să primim informații sincere de la toată lumea. Responsabilitatea conducătorului întâlnirii este de a face pe toți să audă. Pentru a crea un consens sau pentru a ajunge la o decizie de grup, evitați să-ți exprimați prea mult opinia - este ușor pentru un lider să suprime un argument dacă toată lumea consideră că concluzia este deja determinată. Evitați tentatia de a respinge ideile imediat - chiar și atunci când acestea sunt teribile.

Run-o-eficiente-Meeting-Pas-5.jpg" class ="imagine lightbox">

Imaginea intitulată Efectuați o întâlnire eficientă Pasul 5

Închideți cu un plan de acțiune, încercați să vă asigurați că toată lumea va părăsi să știe ce este următorul pas. Întâlnirea se încheie, de asemenea, prin întrebarea tuturor dacă consideră că întâlnirea a fost utilă și, dacă nu, că se poate face mai bine data viitoare. Urmăriți-vă pe cont propriu, analizând ce se poate face pentru a vă îmbunătăți tehnicile pentru o întâlnire eficientă.

Run-o-eficiente-Meeting-Pas-6.jpg" class ="imagine lightbox">

Imaginea intitulată Desfășurarea unei întâlniri eficiente Pasul 6

Rămâneți în fruntea progresului lucrurilor care au fost decise pe tablă. De asemenea, păstrați grupul informat despre evoluție. Acest lucru vă va ajuta să organizați următoarea întâlnire mai eficient.

Run-o-eficiente-Meeting-Pas-7.jpg" class ="imagine lightbox">

Imaginea intitulată Desfășurați o întâlnire eficientă Pasul 7

Asigurați-vă că întâlnirea dvs. nu sa întâmplat în mod izolat, permițând oamenilor potriviți să știe ce sa hotărât și ce se va întâmpla în continuare. Este ușor să părăsiți camera de întâlnire, să vă întoarceți la birou și să uitați imediat orice schimbare, decizie și idee nouă pe care grupul dvs. a fost de acord. Asigurați-vă că aveți un sistem de urmărire a ceea ce a fost hotărât și a sarcinilor pe care toată lumea a fost de acord să le iați, astfel încât să puteți urmări și să păstrați lucrurile în mișcare, chiar dacă nu trimiteți minute complete despre întâlnire.

sfaturi

Pregătiți-vă întâlnirea, care de obicei este uitată de mulți.
Permiteți tuturor participanților să dea feedback fără să se simtă jenat sau insultat.
Un instrument excelent pentru a avea o întâlnire eficientă este utilizarea OARR: Obiective, Agendă, Roluri și Responsabilități. În primul rând, consiliul dvs. trebuie să aibă un scop. Dacă aveți o întâlnire doar pentru a împărtăși informații, nu faceți ca oamenii să își piardă timpul cu o întâlnire. Trimiteți-le un e-mail informativ. Obiectivul trebuie să fie o componentă activă și, dacă este posibil, un produs care trebuie prezentat: "să se determine obiectivele trimestriale pentru echipă". Agenda este o listă de subiecte care vă vor ajuta să atingeți acest obiectiv, cu o limită de timp pentru a le menține în tonul corect. De exemplu, „status 1.Revisar țintelor trimestriale anterioare (15 min), 2.Mesa rotunde pentru a sugera obiective (20 min), 5 cele mai bune goluri 3.Escoger (10 min), etc. Pentru roluri și responsabilități, stabiliți cine va conduce întâlnirea, cine va lua note, cine va aloca acțiunile sau sarcinile care rezultă din întâlnire.
Asigurați-vă că începeți și încheiați întâlnirea la timp.

avertismente

Liderii trebuie să știe nu numai cum să ajungă la bord împreună, dar când NU să apeleze unul.
Șapte motive pentru care o reuniune ar trebui anulată sau reprogramată:

Un membru cheie nu poate ajunge. Reprogramarea plăcii este o durere de cap, dar este mai rău să adunăm toată lumea și să nu putem efectua munca planificată. Dacă aveți nevoie de informația unui membru cheie, reprogramați tabla.
Dacă ordinea de zi nu a fost distribuită cu mult timp înainte. Oamenii au nevoie de timp pentru a se pregăti pentru întâlnire, pentru a face sugestii și pentru a schimba ordinea de zi și pentru a avea un sentiment cât timp va fi atribuit fiecărui punct. Ei trebuie să primească ordinea de zi cu cel puțin trei zile înainte.
Scopul reuniunii este neclar. Atunci când o întâlnire este pur informativă, participanții consideră că este incorect să își piardă timpul. Exprimați clar ce trebuie să realizați, de ce, cum și când.
Lucrarea poate fi mai rapidă sau mai bună într-un alt format (de exemplu, prin e-mail sau prin telefon). Nu faceți o întâlnire decât dacă este singurul și cel mai bun mod de a face munca.
Materialul de lectură nu a fost distribuit în prealabil. Citirea materialului trebuie făcută în timpul fiecărei persoane, nu în timpul grupului.
Singurul spațiu disponibil pentru întâlnire nu corespunde nevoilor tehnologice ale grupului. Dacă materialul nu poate fi prezentat în mod convingător sau în cel mai bun mod, așteptați până când este posibil.
Un eveniment sau o descoperire recentă a lăsat obiectivul consiliului de administrație ca pe o problemă.

Liderii trebuie să știe nu numai cum să organizeze o întâlnire bună, ci și să știe când să nu o țină.

Lucruri de care ai nevoie

Actualizări. Dacă fluxul de informații este într-un fel, trimiteți un e-mail sau cereți un raport.
Agendă și obiective.
O persoană responsabilă de timp - asigură că întâlnirea începe și se termină la timp, reamintește facilitatorului când elementele agendei se desfășoară de-a lungul timpului în care sunt permise.
Persoana care ia note - notează ce se spune și distribuie minutele când este necesar.
Pointer - scrieți idei pe tablă în timpul brainstorming-ului, asigurați-vă că toate ideile sunt vizate, sunete sau nu promite la prima vedere.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit