Cum să vorbim profesional prin telefon

E-mail, live chat, companiile de colectare de date on-line și rețele sociale îndeplinesc rolul lor specific, dar telefonul este în continuare preferată opțiunea de comunicare pentru mulți atunci când fac afaceri. De câte ori a trebuit să vorbești cu cineva la telefon și ai observat cât de neprofesional a fost? Asigurați-vă că alții nu spun același lucru despre dvs. Mai jos vă vom spune ce trebuie să faceți pentru a răspunde la apeluri profesional.

pași

2

Răspundeți la telefon cât de repede puteți. Nimănui nu-i place să aștepte. Răspunsul rapid indică apelantului, care este foarte probabil un client, că compania dvs. este eficientă. De asemenea, vă arată că apelul dvs. este important.

3

Identificați-vă pe dumneavoastră și pe companie. De exemplu, spuneți: "Vă mulțumim că ați sunat Pinturas Martínez Hnos. Laura vă vorbește". De asemenea, întrebați cealaltă persoană care apelează și în cazul în care, dacă nu furnizează astfel de detalii, în special în cazul în care compania are o politică strictă cu apeluri nesolicitate.

4

Puneți întrebările corecte. Adunați cât mai multe informații posibil. Acest lucru ajută la identificarea apelurilor nesolicitate. Dar rețineți că întrebările care ar putea apărea ar putea părea acuzatoare, mai ales dacă trebuie să întrebați mai multe. Nu trebuie să suneți ca o mașină, deci folosiți un ton calm și moderat.

5

Să presupunem că cineva de la compania dvs. va asculta conversația. Companiile care controlează apelurile primite indică de obicei acest lucru cu o înregistrare vocală inițială. Dacă nu, gândirea că acesta este cazul vă poate ajuta să utilizați vocea cea mai profesionistă. Dacă le înregistrați, puteți avea ocazia să vă ascultați la telefon și să faceți îmbunătățiri, dacă este necesar.

2

Asigurați-vă că persoana pe care o căutați vrea să răspundă. Dacă apelantul solicită o anumită persoană, spuneți-le că veți verifica dacă acestea sunt disponibile înainte de a le pune în așteptare. Apoi, verificați că sunteți ambii disponibili și sunteți gata să vorbiți la telefon. Dacă nu, asigurați-vă că ați luat un mesaj detaliat.

3

Utilizați o gramatică corectă Întotdeauna spuneți "Juan și eu" și nu "Yo și Juan". De asemenea, asigurați-vă că conjugați bine verbele. Există mulți oameni care adaugă un "s" în care nu ar trebui să meargă. De exemplu, mulți oameni spun "rochie" în loc de "rochie". Aveți grijă să puteți da o impresie profesională. De asemenea, încercați să utilizați întotdeauna o limbă respectuoasă, dând preferință "voi" și nu "voi".

4

Acordați atenție vocii voastre. Prin tonul dvs., apelantul vă va auzi adevăratele intenții. Fie telefonic sau personal, vocea transmite mai mult decât cuvintele care ies din gură. Cheia vorbind profesionist la telefon este să-ți zâmbești singur!

5

Utilizați numele apelantului, ori de câte ori puteți. Această practică dă o notă personală și arată că ascultați: "Scuzați-mă domnul Juan, dar Marcos nu este disponibil în acest moment. Vrei să mă ocup de tine sau să-ți dau un mesaj? "

6

Identificați-vă mai întâi când sunați la o altă persoană. De exemplu, spuneți: "Dora Muñoz vă vorbește și îl caut pe Luis Pineda". Dar fii scurt, ajungi la punctul fără a trece prin detalii inutile.

7

Termină conversația profesională. Cu sinceritate spune: "Vă mulțumesc pentru apelul dvs. și să aibă o zi frumoasă!".

2

Vorbiți mai jos și cu un ton uniform. Dacă clientul începe să strige, atunci vorbi mai încet și cu o voce fermă. O atitudine calmă (și nu agitată sau modificată) poate face mult pentru a calma pe cineva în jos. Starea neschimbată de volumul sau tonul clientului poate ajuta o persoană supărată sau deranjată să se întoarcă la simțurile sale.

3

Creați o legătură prin empatie. Pune-te în pantofii clientului. Lasă-l să știe că înțelegi frustrarea și regretul lui. Doar făcând acest lucru vă puteți ajuta mult să vă liniștiți. Este o modalitate de a "fi de acord" verbal și ajută persoana care se află în spatele liniei să se simtă înțeleasă.

4

Evitați să vă înnebuniți. Dacă clientul vă descurajează verbal sau începe să propulseze insulte, respirați profund și imaginați-vă că nu sa întâmplat nimic. Răspunzând în același mod nu va rezolva nimic, de fapt, ar putea face situația să se înrăutățească. Mai degrabă, reamintiți clientului că vreți să-l ajutați și că sunteți cea mai bună opțiune pentru rezolvarea problemei. De multe ori, spunând că acest lucru va înmuia tensiunea.

5

Evitați să-l luați în piept. Stați departe de chestiune și nu o luați la inimă, chiar dacă clientul o face. Amintiți-vă că clientul nu vă cunoaște și dorește doar să vă descărcați frustrarea cu dumneavoastră ca reprezentant. Cu subtilitate, schimbați conversația la problema originală și cum intenționați să o rezolvați, încercați și să ignorați eventualele comentarii personale.

6

Amintiți-vă că veți interacționa cu o ființă umană. Toți avem zile rele. Poate că acea persoană sa certat cu soțul / soția, a primit o amendă sau a avut un șir de ghinion. Într-o măsură mai mare sau mai mică, același lucru sa întâmplat tuturor. Încearcă să-ți îmbunătățești ziua rămânând calm și imperturbabil, pentru că te va face să te simți bine!