Cum se evaluează un asistent administrativ

În mod tipic, asistenții administrativi sunt adezivul care deține un birou atașat. Astăzi, rolul unui asistent administrativ se extinde dincolo de rolul secretar tradițional de scriere a memoriei și de răspuns la telefoane. Funcțiile acestor angajați includ gestionarea programului șefului, planificarea evenimentelor și gestionarea relațiilor cu clienții, astfel încât rolul lor este important pentru a menține compania operațională. Dacă datoria dvs. de muncă necesită evaluarea unui asistent administrativ, trebuie să definiți mai întâi ceea ce vă așteptați din acea poziție și apoi să stabiliți obiective.

pași

2

Faceți o listă cu alte caracteristici. Criteriile de evaluare nu trebuie neapărat să fie legate de loc de muncă. De exemplu, puteți include și caracteristici pe care le așteptați să le vedeți într-o persoană, cum ar fi o atitudine profesională, organizată, dispusă și pozitivă.

3

Scrieți ce așteptări aveți. Sub fiecare datorie, responsabilitate sau caracteristică, scrieți ceea ce se așteaptă să obțineți un rating de performanță ridicat. De asemenea, puteți scrie ceea ce se opune acestei caracteristici.

4

Implementați o metodă standard de rating. De exemplu, puteți avea un sistem de la 1 la 10, unde 10 sunt restante și orice punct de sub 4 este inacceptabil. Lăsați un spațiu sub fiecare caracteristică unde evaluatorul poate scrie justificarea pentru clasă.

5

Discutați despre aceste așteptări cu ajutorul asistentului dvs. administrativ. Nu este corect ca angajatul dvs. să ghicească ce vă așteptați de la el. Când angajați un angajat, trebuie să aveți o descriere a postului care explică aceste așteptări. Puteți include și formularul de evaluare, astfel încât asistentul dvs. administrativ să știe exact ce vă așteaptă.

2

Stabiliți programe realiste. Împărțiți sarcinile mari în obiective mai mici. De exemplu, dacă doriți ca asistent administrativ afla despre întreținerea de bază de pagini web, s-ar putea stabili obiective mai mici pe an, cum ar fi de a lua o clasă (12 săptămâni), abilități de practică (12 săptămâni), să învețe elementele de bază ale sistemelor bazate pe tehnologie Internet (12 săptămâni) pentru a începe atunci cu întreținerea de pagini web.

3

Comunică obiectivele. Dacă nu vă veți întâlni cu angajatul dvs. pentru a decide asupra obiectivelor comune, trebuie să comunicați ceea ce așteptați de la el. Un document scris este o opțiune bună, deoarece acesta vă va oferi o evidență permanentă a ceea ce doriți să vedeți, deși ar trebui să revedeți și obiectivele cu persoana respectivă.

4

Faceți evaluarea performanțelor. În următoarea evaluare a performanței, aceasta include obiectivele anului precedent. Apoi, evaluează dacă persoana a îndeplinit sau nu aceste scopuri și dacă acest lucru se datora faptului că performanța sa a fost rea. Cu alte cuvinte, nu pedepsiți persoana în cazul în care nu ar putea atinge obiectivele datorate circumstanțelor externe, cum ar fi faptul că nu există clase disponibile într-o anumită perioadă.

5

Decideți care va fi cel mai bun mod de a implementa noile competențe. Odată ce asistentul administrativ a atins anumite obiective, este timpul să decideți cum să pună în practică noile competențe. Utilizați evaluarea performanței ca un ghid pentru a stabili noi obiective pentru anul viitor care se bazează pe ceea ce persoana a învățat anul precedent.

2

Decideți cine va fi evaluatorul. Dacă asistentul dvs. administrativ funcționează pentru mai multe persoane, veți dori ca fiecare dintre acești oameni să completeze un formular și să vă ofere feedback. Dacă asistenta dvs. administrativă lucrează doar pentru dvs., atunci numai tu trebuie să fii evaluatorul.

3

Decideți ce va fi formatul. Poate doriți doar să oferiți feedback în formă scrisă. În plus, este o idee bună să discutați această evaluare într-o întâlnire personală cu asistentul dvs. administrativ. O alternativă este să aveți o mică întâlnire cu alți supraveghetori.

2

Completați formularul de evaluare. Când vine momentul pentru evaluare, utilizați notele pentru a completa formularul. Adăugați detaliile care justifică fiecare clasă pe care o acordați. De asemenea, evaluați dacă asistentul dvs. administrativ a îndeplinit obiectivele stabilite.

3

Prezentați informațiile asistentului administrativ. Odată ce ați evaluat angajatul dvs., prezentați informațiile în formatul pe care l-ați ales. Chiar dacă te-ai întâlnit deja cu el, trebuie să-i dai o înregistrare scrisă care să discute despre performanța sa.

4

Ajungeți la un acord reciproc asupra domeniilor care necesită îmbunătățiri precoce. Cooperează pentru a dezvălui în ce mod realist se poate îmbunătăți angajatul, cum ar fi acordarea mai multor timpuri pentru a-și respecta termenele limită pentru transmiterea rapoartelor. Ambii trebuie să fie dispuși să dea puțin. Adică, dacă angajatul nu poate îndeplini în mod real anumite obiective, atunci trebuie să ajustați aceste obiective. Cu toate acestea, dacă angajatul nu-și face treaba pentru că nu se concentrează, atunci trebuie să găsească o cale de ajustare.

5

Nu evaluați personalitatea. Cu excepția cazului în care personalitatea angajatului afectează munca lor, se concentrează numai asupra muncii pe care persoana o face. Cu alte cuvinte, să fii obiectivă în evaluarea modului în care persoana se descurcă fără a se implica în conflicte legate de personalitate.

6

Încercați să evaluați angajatul fără să știe. Dacă doriți să evaluați modul în care asistentul dvs. administrativ interacționează cu ceilalți atunci când nu sunteți acolo, angajați persoane pentru a intra în companie, cere ajutor sau sunați telefonic. Dați-le un script și un formular pentru a evalua performanța asistentului.