Cum să scrieți o agendă pentru o întâlnire

O întâlnire bine organizată are nevoie de o agendă bine scrisă. Nu permiteți întâlnirii dvs. să devină efort ineficient și excesiv de lung în care multe întâlniri par să se termine. Respectând un program detaliat, dar flexibil, vă puteți păstra o întâlnire simplificată și concentrată, asigurându-vă că îndepliniți toate obiectivele stabilite în cel mai scurt timp posibil. Indiferent dacă doriți să vă scrieți propria agendă, să utilizați un șablon sau să faceți cea mai mare parte a unei deja existente, citiți pașii de mai jos pentru a ști cum să faceți acest lucru corect!

pași

Partea 1
Scrieți o agendă

Creați o agendă de la zero

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 1
1
Începeți prin a da un titlu titlului. De la cea mai frumoasă literatură la cea mai blandă foaie de lucru, aproape toate documentele importante au nevoie de un titlu și agendele de întâlnire nu fac excepție. Titlul pe care îl postați trebuie să îi spună cititorului două lucruri: în primul rând, că este o agendă și, în al doilea rând, subiectul pe care se va adresa întâlnirea. După ce ați luat o decizie, plasați titlul în partea de sus a documentului gol. Nu trebuie să fie ceva floral sau complicat, deoarece în contextul de afaceri, titlurile simple și directe sunt de obicei cele mai bune.
  • Rezistați tentației de a utiliza în titlu fonturile de fonturi ostentative sau mari. În majoritatea cazurilor, va fi mai bine să utilizați un font simplu și serios, cum ar fi Times New Roman sau Calibri, și să faceți titlul la fel ca restul textului din document (sau puțin mai mare). Amintiți-vă că scopul titlului este acela de a informa cititorii despre ceea ce vor vedea, nu să le distragă sau să le distragă neapărat.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 2
    2
    Include informații referitoare la "Cine?""Unde? "Și"Când? "În antet. Pe de o parte, după titlu, agendele de întâlnire au, de obicei, o rubrică care poate varia în detaliu, în funcție de nivelul de formalitate care vă încurajează locul de muncă. În general, această rubrică se află la o linie sub titlul. În mod normal, aici sunt incluse informații obiective și succinte despre întâlnirea care nu are legătură cu subiectul discutat. Acest lucru este destinat să informeze persoanele care nu sunt în întâlnire când și unde a avut loc și cine a fost prezent. Iată câteva dintre lucrurile pe care le-ați putea include - indiferent de informațiile pe care le alegeți, asigurați-vă că etichetați în mod clar fiecare detaliu (introducerea în bold a etichetei de text funcționează foarte bine în acest caz):
  • Data și ora Puteți să le grupați sau să le dați fiecărei secțiuni separate.
  • Place. Dacă compania dvs. are mai multe filiale, vă recomandăm să scrieți adresa. Dacă aveți doar un singur loc, va trebui să scrieți numele camerei unde va avea loc întâlnirea (de exemplu, Sala de Conferințe # 3).
  • Asistenți. În general, funcțiile profesionale sunt opționale.
  • Caractere speciale care vor fi prezente. Ar putea fi invitați speciali, vorbitori sau lideri.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 3
    3
    Scrieți o declarație succintă și obiectivă. Întâlnirile care nu au un scop clar determină riscul pierderii timpului prețios, în timp ce participanții hotărăsc subiectul despre care vor vorbi. Săriți o linie după introducerea titlului și folosiți text aldin sau subliniat pentru a eticheta secțiunea cu obiective cu un titlu, cum ar fi "Scop" sau "Scop", urmat de un colon sau o ruptură de linie. Apoi, în câteva propoziții concise și directe, descrieți articolele de discuție ale întâlnirii. În această parte puteți scrie de la 1 la 4 propoziții.
  • De exemplu, dacă vrem să scriem o declarație de obiective pentru o întâlnire care să atingă tema unui buget, am putea spune următoarele: "obiectiv: Definiți obiectivele bugetului cheie în cursul anului fiscal 2014-2015 și discutați măsurile de reducere a costurilor pe termen lung. În plus, directorul companiei va prezenta rezultatele unui studiu recent privind competitivitatea. "
  • Dacă ați scris vreodată un text într-un context științific, gândiți-vă la declarația de obiective, ca într-o sumilă sau într-un rezumat al întâlnirii. Practic, veți spune aproximativ ce intenționați să discutați în cadrul întâlnirii fără a intra în detalii.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 4
    4
    Scrieți un program pentru punctele principale ale întâlnirii. Programele ajută la combaterea defecțiunilor comune pe care întâlnirile de afaceri le au de mult timp. Săriți o linie după ce scrieți instrucțiunile despre obiective, tastați cu litere aldine sau subliniați titlul programului și apoi începeți să creați intrările (care ar trebui să corespundă temelor principale care vor fi discutate). Pentru a facilita citirea, dați fiecărei intrări o linie proprie.
  • Etichetați fiecare intrare cu timpul pe care intenționați să îl începeți și terminați sau cu timpul pe care intenționați să-l dedicați fiecăruia. Alegeți unul dintre cele două sisteme și asigurați-vă că acestea sunt coerente, deoarece ambele vor părea neprofesionale.
  • Cu alte cuvinte, trebuie să etichetați fiecare intrare fie cu timpul de începere, fie cu sfârșitul între care doriți să fie atins tema sau pur și simplu să specificați timpul necesar pentru a discuta. De exemplu, o intrare de eșantion ar putea fi văzută ca "2:00 - 2:05: prezentări și asistență " sau "5 min: prezentări și prezență ". Cu toate acestea, evitați utilizarea ambelor sisteme de etichetare în același timp.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 5
    5
    Alocați timp oaspeților speciali. Dacă vor fi niște invitați speciali, veți dori să dedicați acestor persoane o parte din timpul întâlnirii. Atribuiți fiecărui oaspete o intrare unică chiar dacă are mai multe subiecte de discuție. În acest fel, toată lumea își poate organiza subiectele așa cum consideră potrivit.
  • Pentru a evita conflictele jenante cu programul, vă rugăm să contactați oaspeții în avans pentru a determina cât de mult timp va trebui să atingă subiectul discuției.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 6
    6
    Furnizați timp suplimentar la sfârșitul întâlnirii pentru întrebări și răspunsuri. În acest timp, oamenii pot solicita clarificări cu privire la un subiect confuz, pot da propriile opinii despre acest subiect, pot sugera subiecte pentru viitoarele reuniuni și pot face alte comentarii. Puteți evidenția acest timp pentru întrebări și răspunsuri, prin includerea acestuia în intrarea finală a programului sau pur și simplu prin menționarea acestuia după ce sa ocupat de punctul final al întâlnirii.
  • Dacă la sfârșitul întâlnirii nimeni nu are întrebări sau comentarii suplimentare, poți termina mai devreme. Mulți participanți vor fi recunoscători pentru asta!
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 7
    7
    Ele pot oferi, de asemenea, o schiță tematică a subiectelor de discuție. În general, programul este "carnea" agendei întâlnirii (partea pe care oamenii o vor analiza pentru a ghida discuția). Cu toate acestea, deși nu este esențial să se ajungă la acest punct, furnizați schema tematică suplimentară dintre punctele principale pot fi de mare ajutor pentru participanții confuzi. Un rezumat va permite participanților să aibă o reamintire a organizării ideilor prezentate în cadrul întâlnirii, care îi ajută pe cei care întâmpină dificultăți să țină pasul cu fiecare subiect care este atins. Mai jos este un exemplu al tipului de organizație pentru o schemă tematică pe care probabil că doriți să o utilizați (dacă doriți să aflați mai multe, citiți articolul Cum se face o schiță tematică):
  • I. Elemente bugetare cu prioritate ridicată
  • A. Bugetul de călătorie pentru angajați
    B. Ratele de concesiune
  • i. Negocieri, o afacere mai bună?
  • C. Cheltuieli de primire
    II. Măsuri de îmbunătățire a veniturilor
    • A. Acorduri alternative de servicii
    • i. Prezentarea opțiunilor către clienți
      ii. Cereți comentarii
    B. Reinvestirea în tehnologia mobilă
    ...etc.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 8
    8
    Verificați ordinea de zi a erorilor înainte de ao distribui. Deoarece unii participanți s-ar putea baza pe agenda de întâlnire, este o idee foarte sensibilă să o verificați pentru erori înainte de a le acorda acestora. Acesta nu este doar un act de curtoazie față de participanți, ci, de asemenea, reflectă pozitiv atenția dvs. asupra detaliilor și valorii pe care o aveți pentru poziția dumneavoastră.
  • De asemenea, asigurarea faptului că nu există erori în agendă vă poate salva timp și prestigiul, din moment ce vă petreceți timpul explicând o agendă plină de erori se poate abate de la tema întâlnirii și poate fi jenant pentru dvs., mai ales dacă sunt prezenți oameni importanți.
  • Utilizați un șablon pentru o agendă



    Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 9
    1
    Utilizează un șablon prestabilit al unui procesor de text. Multe procesoare de texte, cum ar fi Microsoft Office, Pagini pentru Mac etc., au șabloane predefinite pentru o varietate de documente personale și profesionale care pot include agende de întâlniri. Aceste șabloane accelerează și facilitează considerabil producerea unui document cu aspect profesional. În general, aceste tipuri de șabloane sunt organizate anterior în secțiuni logice cu un aspect plăcut, deci tot ce trebuie să faceți este să scrieți informațiile relevante în spațiile corecte și asta este!
    • În timp ce toate procesoarele de text sunt ușor diferite, majoritatea celor care au capacitatea de a utiliza șabloane vă vor permite să navigați prin acestea folosind bara de meniu din partea de sus a ferestrei programului.
    • Dacă procesorul dvs. de texte poate folosi șabloane, dar nu are niciun program adecvat pentru agende de întâlniri, puteți descărca mai multe pe site-ul creatorului programului. De exemplu, șabloanele pentru Microsoft Word sunt disponibile pe office.microsoft.com, în timp ce cele pentru Pagini pentru Mac pot fi obținute în Apple App Store.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 10
    2
    De asemenea, puteți să descărcați un șablon dintr-o sursă terță parte. Dacă procesorul dvs. de text nu include niciun șablon pentru agende și nu îl puteți obține pe site-ul oficial, nu vă faceți griji pentru că există tone de șabloane gratuite pe care le puteți obține pe Internet. Utilizați motorul de căutare dorit pentru a efectua o căutare simplă ca "șablon pentru programul de întâlniri" și va trebui să găsiți zeci de rezultate relevante. Cu toate acestea, deoarece nu toate aceste rezultate provin dintr-o sursă oficială și respectabilă, este important să știm cum să alegeți un șablon bun. Acestea sunt câteva site-uri terțe pe care le puteți vizita:
  • Salvați Șabloane de Word: acest site profesional oferă multe șabloane de calitate pentru Microsoft Word.
  • Word Templates Online: o altă sursă bună pentru șabloanele Word. Deși această pagină oferă doar câteva opțiuni.
  • iWorkCommunity: un bun calendar pentru pagini. Cu toate acestea, acest șablon este pentru versiuni mai vechi ale paginilor (înainte de `09).
  • App Store are mai multe șabloane pentru Pagini. Din păcate, nu toate sunt disponibile gratuit.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 11
    3
    Completați spațiile din șablon. Odată ce ați găsit un șablon potrivit în procesorul de texte sau ați descărcat unul dintre preferințele dvs., tot ce trebuie să faceți este să îl completați cu informațiile necesare. Majoritatea șabloanelor vor avea zone clar marcate pentru a vă scrie numele, orele, subiectele de discuție, titlurile secțiunilor etc. Completați toate câmpurile relevante pentru a completa ordinea de zi, apoi, la finalizare, revizuiți rapid pentru erori. În măsura în care acestea pot fi practice, modelele pentru agende nu sunt scutite de ortografie, gramatică și alte erori.
  • Nu lăsați câmpul gol. De exemplu, nimic nu pare mai puțin profesionist decât să ai o intrare care spune "Scrie aici". Dacă, din anumite motive, există părți ale șablonului pe care nu doriți să le utilizați, asigurați-vă că le ștergeți în loc să le lăsați necompletate.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 12
    4
    Faceți mici modificări pentru a vă face agenda să vă satisfacă nevoile. Șabloane pentru agendele de întâlnire poate fi incredibil de practic, dar nu există nici un motiv pentru care Debas fiind atașat la scrisoarea la stilul și formatarea unei preproiectata. libertatea de a face modificări la conținutul și stilul șablonului în funcție de preferințele dumneavoastră pentru a vă asigura că programul îndeplinește standardele pe care le și compania dvs. au stabilit pentru întâlnire simt.
  • De exemplu, dacă vă place aspectul unui anumit șablon, dar lovitura sa de cap este atât de lung încât generează distragere a atenției, nu ezitați să ștergeți secțiunile inutile ale acestuia în funcție de preferințele dumneavoastră, atâta timp cât o faci într-un mod care să nu strice formatul document sau afecta aspectul agendei.
  • Partea 2
    Cele mai bune practici pentru utilizarea unei agende

    Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 13
    1
    Programați mai întâi cele mai importante probleme. Atunci când planificați o întâlnire, este de obicei o politică bună de a plasa cele mai importante probleme la început. Acest lucru garantează două lucruri importante. În primul rând, că toată lumea poate discuta aceste probleme atunci când acestea sunt la capacitatea lor mentală maximă și cu mai puțină oboseală la începutul întâlnirii. În al doilea rând, în cazul în care întâlnirea se încheie prematur sau că unii participanți trebuie să plece înainte de sfârșitul reuniunii, cele mai importante probleme vor fi fost deja discutate.
    • Întâlnirile nu vin întotdeauna așa cum planificați. Dacă unele probleme minore și lipsite de importanță sunt omitete la sfârșitul unei întâlniri, le puteți rezolva singur sau puteți programa o altă întâlnire pentru o altă ocazie. Cu toate acestea, dacă nu puteți rezolva cele mai importante probleme, întâlnirea dvs. nu va reuși să atingă o parte din obiectivul său, ceea ce poate fi frustrant și jenant pentru dvs. În general, plasarea celor mai importante probleme la începutul programului va evita această problemă.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 14
    2
    Alegeți programul dvs. de agendă, dar fi flexibil. Când planificați și conduceți o întâlnire, unul dintre cele mai mari pericole pe care trebuie să le țineți cont este faptul că întâlnirea întâlnește timpul alocat. De obicei, angajați Ei dezaprobă întâlnirile lungi și pentru un motiv întemeiat, deoarece pot fi extrem de plictisitori și îi pot împiedica să își facă munca reală. Pentru a se asigura că rămâne de întâlnire în cadrul programului ar trebui să verifice ceasul și când ai o șansă, politicos continua cu următorul spune ceva de genul „Noi trebuie să se mute la elementul următor, dacă vom termina la timp.“
  • Cu toate acestea, întâlnirile de multe ori nu merg așa cum era de așteptat, deci va trebui să vă pregătiți pentru a compensa dacă un subiect devine mai lung decât v-ați planificat. Fiți flexibil în timp ce încercați să acoperiți cât mai mult teren posibil în timpul limitat de timp. De exemplu, dacă o parte a întâlnirii este extinsă, este posibil să fie necesar să scurtați discuțiile despre alte subiecte sau să eliminați părțile relativ neimportante pentru a vă asigura că ați terminat la timp.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 15
    3
    Începeți să vă scrieți agenda în avans. Deși agendele nu sunt neapărat la fel de importante ca și alte documente de afaceri (cum ar fi rapoarte, foi de calcul, slide-uri, etc.), totuși doriți ca a ta este la fel de profesionist și elegant posibil, mai ales dacă aveți de gând să-l împărtășească cu colegii dvs. în timpul întâlnirii. Pentru a vă asigura că aveți suficient timp pentru a produce un document de calitate, începeți să vă scrieți agenda cât mai repede posibil.
  • Inițierea în avans vă va oferi și beneficiul de a putea primi comentarii cu privire la ordinea de zi înainte de reuniune. Împărtășirea unui proiect de agendă cu colegii sau supraveghetorii dvs. și solicitarea opiniei lor vă poate ajuta să rezolvați defectele și să adăugați detalii lipsă pe care nu le-ați avut în vedere la început. Dacă așteptați până la ultimul moment pentru a scrie ordinea de zi, este posibil să nu aveți timp să solicitați aceste comentarii.
  • În timp ce puteți scrie agende pentru întâlnirile convenționale și de zi cu zi cu o zi în avans, întâlnirile importante pot necesita săptămâni de pregătire.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 16
    4
    Împărtășiți agenda cu participanții înainte de întâlnire. Pentru a vă asigura că toată lumea ajunge la întâlnire cunoscând toate subiectele care vor fi discutate, trebuie să partajați agenda în avans. În funcție de politica companiei în care lucrați, aceasta ar putea însemna imprimarea numeroaselor copii și livrarea lor personală sau pur și simplu trimiterea lor prin poștă ca atașament. Indiferent de mediul pe care alegeți să-l distribuiți, asigurați-vă că nu aveți erori tehnice înainte de al trimite.
  • În funcție de importanța întâlnirii, probabil că doriți să oferiți agendei participanților cu cel puțin unu sau două ore în avans. În cazul celor mai importante întâlniri, poate fi necesar să trimiteți ordinea de zi cu o zi sau mai mult în avans.
  • Deoarece oamenii sunt de obicei ocupați și uitați, este recomandabil să luați câteva întâlniri suplimentare ale agendei la întâlnire în cazul în care cineva uită de a lor.
  • sfaturi

    • Un instrument excelent pentru a avea o întâlnire productiv este un apel "OARR" (Obiective, Agendă, Roluri și Responsabilități). În primul rând, întâlnirea trebuie să aibă a obiectiv. Dacă organizați o întâlnire doar pentru a oferi informații, nu pierdeți timpul oamenilor să o facă. Trimiteți-le un buletin informativ. Obiectivul ar trebui să aibă o componentă activă și, dacă este posibil, un produs care să prezinte: "Determinarea obiectivelor trimestriale pentru echipă". agendă este o listă a subiectelor pe care le veți juca pentru a obține acest obiectiv, cu o limită de timp care să nu se extindă prea mult. De exemplu: 1. Verificați starea ultimelor ținte trimestriale (15 minute), 2. Runda în cazul în care sugestiile de goluri (20 de minute), 3. Alege 5 obiective principale (10 minute) de mai jos, etc. În cazul roluri și responsabilitățile, determină cine va prezida întâlnirea, cine va face adnotările și cine va aloca acțiunile care urmează să fie efectuate ca rezultat al întâlnirii.
    • În funcție de ceea ce preferă colegii dvs., s-ar putea să merite să păstrați un termen limită pentru ca oamenii să sugereze idei pe care să le adăugați la ordinea de zi. Setați o limită de dată și de timp și respectați-o. Permiteți-vă să faceți modificări care îmbunătățesc ordinea de zi sau pur și simplu includeți evenimente care invalidează agenda inițială.
    • Dacă cineva nu se poate ajunge la întâlnire, luați în considerare crearea unei secțiuni în partea de sus a agendei, care permite oamenilor să își ceară scuze în avans sau lăsați un spațiu în acest scop și pur și simplu anunță absent în timpul ședinței.
    • Dacă compania dvs. are un model special pentru agende, utilizați-o ca șablon. În unele locuri, este important să respectați acest model.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Cum să gestionați persoanele de contact din GmailCum să gestionați persoanele de contact din Gmail
    Cum să-ți numești fanficțiaCum să-ți numești fanficția
    Cum să vorbim la o întâlnire de căsătorie aranjatăCum să vorbim la o întâlnire de căsătorie aranjată
    Cum să aplicați un decret de divorțCum să aplicați un decret de divorț
    Cum să păstrați o agendăCum să păstrați o agendă
    Cum să organizați o reuniune promoționalăCum să organizați o reuniune promoțională
    Cum să vă obișnuiți cu utilizarea unei agendeCum să vă obișnuiți cu utilizarea unei agende
    Cum să programezi întâlniriCum să programezi întâlniri
    Cum să păstrați o agendă cu metoda Bullet JournalCum să păstrați o agendă cu metoda Bullet Journal
    Cum să vă organizați activitățile zilniceCum să vă organizați activitățile zilnice
    » » Cum să scrieți o agendă pentru o întâlnire

    © 2011—2020 ertare.com