Cum se scrie un manual al angajatului

Un manual al angajaților descrie politicile, procedurile și principiile directoare ale companiei. Scopul manualului este acela de a se asigura că angajații înțeleg clar și complet politicile companiei care le afectează activitatea, salariul și beneficiile. Este important ca fiecare companie să aibă un manual complet al angajaților pentru a evita orice probleme legale care ar putea apărea și pentru a-și susține angajații. Puteți scrie un manual al angajaților, care include orientări și reguli privind despăgubirile, avantajele pentru angajați și standardele de conduită ale companiei dvs. De asemenea, trebuie să discutați politicile companiei privind siguranța tuturor angajaților. Asigurați-vă că utilizați un ton accesibil și o limbă clară în manual, astfel încât să fie ușor pentru angajații dumneavoastră să urmeze.

pași

Partea 1
Scrieți o secțiune introductivă

Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 1
1
Începe cu un paragraf introductiv general. Manualul angajatului trebuie să includă un paragraf introductiv general care rezumă scopul manualului. Ar trebui să salutați angajatul și să discutați despre obiectivul companiei de a fi un loc de muncă plăcut pentru angajații săi. De asemenea, trebuie să reiterați importanța relației dintre angajator și angajat.
  • De exemplu, puteți scrie: "Suntem încrezători că veți considera (numele companiei) un loc de muncă dinamic și interesant și anticipați contribuția dvs. la succesul nostru continuu. Considerăm angajații noștri cea mai valoroasă resursă. Acest manual va servi drept ghid pentru relația dintre angajator și angajat".
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 2
    2
    Acesta include o clauză de declinare a responsabilității în care menționați că manualul nu este un contract legal. De asemenea, trebuie să vă asigurați că introducerea manualului conține o clauză de excludere în care precizați că manualul nu este un contract obligatoriu din punct de vedere juridic între angajator și angajat. Acest lucru vă va ajuta să evitați litigiile legale și vă veți proteja compania în eventualitatea unei probleme legale în viitor.
  • De exemplu, puteți scrie: "Acest manual conține numai informații și îndrumări generale. Nu este un contract legal și obligatoriu și nu acționează ca un drept contractual de a rămâne în muncă în cadrul companiei".
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 3
    3
    El menționează că societatea poate declanșa angajatul la discreția sa. Aceasta este o altă precizare importantă pe care trebuie să o includeți în manualul angajatului. Trebuie să vă amintiți că societatea nu are obligația de a păstra angajații și că puteți să vă deconectați orice angajat la discreția dumneavoastră. Acest lucru va asigura că angajații nu văd manualul ca un contract și că manualul nu poate fi utilizat ca atare în instanță.
  • De exemplu, puteți scrie: "Puteți fi concediat în orice moment cu sau fără motiv și fără o notificare prealabilă din partea companiei. De asemenea, puteți să demisionați în orice moment".
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 4
    4
    Include o pagină de recunoaștere pentru angajat. De asemenea, trebuie să includeți o pagină de recunoaștere pe care angajatul trebuie să o semneze. Acest lucru va garanta faptul că angajatul este de acord cu termenii manualului și va însemna că angajatul înțelege politicile din manual.
  • Puteți găsi eșantioane de pagini de recunoaștere pentru angajați prin intermediul site-ului web al companiei Societatea pentru Managementul Resurselor Umane și site-ul internetului Federația Națională a Afacerilor Independente din SUA
  • Partea 2
    Adrese de compensare și beneficii pentru angajat

    Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 5
    1
    Consultați cerințele locale pentru manualele angajaților. Cele mai multe organisme de conducere federale sau de stat solicită companiilor să furnizeze o politică salarială clară și detaliată în manualul angajaților. Fiecare locație are legi de muncă diferite și vă va cere să includeți în manual diferite informații privind salariile angajaților. Familiarizați-vă cu legile locale pentru a vă asigura că îndepliniți toate cerințele.
    • Puteți consulta legile federale pentru angajatori prin intermediul site-ului web al Departamentul Muncii dacă locuiți în SUA sau de pe site-ul entității echivalente din țara dvs. Asigurați-vă că sunteți clar cu privire la cerințele din manualul companiei dvs. înainte de a crea orice politică sau așteptări.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 6
    2
    Descrieți politica salarială. Manualul angajatului trebuie să menționeze obligațiile dvs. legale referitoare la programul de plată și la plata orelor suplimentare. Angajații trebuie să știe cât de des vor fi plătiți și dacă vor fi plătiți pentru orele suplimentare de lucru. Ar trebui să descrieți orele de lucru preconizate pentru angajați, în funcție de faptul dacă lucrează cu fracțiune de normă sau cu normă întreagă.
  • Include descrieri ale salariaților scutiți și care nu sunt scutiți. Angajații scutiți sunt de obicei conducători de conducere, iar legile privind salariile minime, orele suplimentare și alte practici salariale nu se aplică acestora.
  • Descrierea trebuie să includă definiția orelor suplimentare (de exemplu, de lucru mai mult de 9 ore pe zi, 40 de ore pe săptămână, în concediu etc.). Asigurați-vă că menționați că angajații vor fi despăgubiți pentru timpul de călătorie sau pentru pregătirea muncii.
  • Ar trebui să menționați, de asemenea, politica companiei cu privire la vacanțe și timpul de prânz, cum ar fi cât timp va fi acordat angajaților pentru aceste pauze. Aceasta va asigura angajaților să știe ce să se aștepte în ceea ce privește gestionarea timpului.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 7
    3
    Discuționează remunerarea lucrătorilor. În manualul angajatului, ar trebui să discutați, de asemenea, pachetele de compensare pe care compania dvs. le oferă angajaților săi. Acestea pot include bonusuri, opțiuni pe acțiuni și creșteri salariale în timp. Asigurați-vă că oferiți pachete de remunerare care sunt realiste și accesibile pentru companie, deoarece este posibil să trebuiască să le îndepliniți în viitor.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 8
    4
    Include beneficii pentru angajat. Legile federale sau de stat pot solicita societății să ofere beneficii angajaților, cum ar fi beneficiile pentru sănătate, prestațiile stomatologice și asigurarea de viață. Aceste beneficii pentru angajat trebuie descrise pe scurt în manual. Nu trebuie să intri în detalii specifice, deoarece politica privind beneficiile se poate schimba și nu ar trebui să includeți în manual manual informații depășite sau incorecte.
  • Asigurați-vă că ați menționat cine se califică pentru prestații, cum ar fi angajații cu normă întreagă, angajații cu fracțiune de normă și familiile și soții. De asemenea, trebuie să explicați criteriile pentru înscrierea în planurile de beneficii și când acestea pot fi modificate, cum ar fi în cazul unei căsătorii sau al nașterii unui copil.
  • Ghidul de beneficii ar trebui să includă, de asemenea, detalii despre orice plan de pensionare sau economie sponsorizat de companie. Asigurați-vă că includeți toate politicile relevante, cum ar fi contribuțiile echivalente sau perioadele de angajare.
  • 5
    Descrie politicile de rambursare a angajaților. În cazul societăților în care angajații pot fi necesare pentru a utiliza proprietatea lor sau personal de călătorie în scopuri de afaceri, trebuie să descrie politica de rambursare a acestor cheltuieli, dacă este cazul. Este clar care sunt cheltuielile care sunt responsabilitatea companiei și care sunt responsabilitatea angajatului. Descrieți procesul de obținere a aprobării pentru rambursare și faceți o listă a cheltuielilor.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 9
    6
    Menționați politica de licență a companiei. Legea impune implementarea politicilor de licențiere. Trebuie să fi pus în aplicare o familie și de concediu medical pentru a oferi angajaților de până la 12 săptămâni de concediu fără plată pentru nașterea sau îngrijirea unui copil, să aibă grijă de un membru al familiei imediate cu o problemă gravă de sănătate sau în cazul în care angajatul se dezvoltă o problemă gravă de sănătate. Verificați politicile locale privind concediul de familie fără plată.
  • Ar trebui să explicați, de asemenea, politicile companiei privind vacanțele, cum ar fi cât de mult timp va fi acordat angajaților pe an ca parte a angajării lor. Trebuie să descrieți timpul care va fi acordat pentru moartea unui membru al familiei sau pentru concediul medical.
  • Asigurați-vă că discutați despre politica de vacanță a companiei dvs., inclusiv modul în care sunt obținute vacanțele și modul de solicitare a timpului liber. Trebuie să includeți o listă de sărbători pe care compania o sărbătorește, cu detalii clare despre momentul în care compania se închide sau rămâne deschisă în timpul sărbătorilor.
  • Partea 3
    Descrieți standardul de conduită a afacerii

    Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 10
    1
    Menționați așteptările generale ale companiei cu privire la angajații săi. Manualul angajatului ar trebui să descrie valorile pe care doriți să le vedeți la angajații dvs. și așteptările lor față de aceștia. Ar trebui să discutați cum doriți angajații să se comporte și să comunice la locul de muncă. De asemenea, trebuie să menționați o persoană de contact cu care angajații pot vorbi dacă au întrebări sau au nevoie de clarificări.
    • De asemenea, trebuie să păstrați o atitudine pozitivă și încurajatoare atunci când discutați despre așteptările cu privire la angajați. Acest lucru îi va menține interesat de manual și va face să pară mai accesibil pentru ei.
    • De exemplu, puteți scrie: "Ne așteptăm ca angajații noștri să respecte un standard ridicat de conduită profesională și integritate. Ei trebuie să fie respectuoși și amabili cu privire la sentimentele și nevoile celorlalți. Persoanele care acționează necorespunzător sau neprofesional vor fi supuse unor măsuri disciplinare".
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 11
    2
    Discutați codul de îmbrăcăminte la locul de muncă. Dacă munca dvs. are un cod de îmbrăcăminte specific, trebuie să-l includeți în manualul angajatului. Asigurați-vă că aveți certitudine cu privire la cerințele codului de îmbrăcăminte și specificați așteptările companiei cu privire la modul în care angajații ar trebui să se uite la locul de muncă.
  • De exemplu, dacă locul de muncă este un birou, puteți stabili un cod informal de îmbrăcăminte pentru afaceri. Puteți menționa că toți angajații trebuie să adere la un cod informal de îmbrăcăminte de lucru și să fie bine îngrijit.
  • Oferiți exemple vizuale de îmbrăcăminte și îngrijire acceptabile, deoarece ideile pot varia în funcție de grupurile și generațiile sociale.
  • Include reglementări specifice privind barbații, tatuajele vizibile și cămile religioase.
  • Dacă angajații dvs. lucrează adesea pe teren pe șantierele de construcții, de exemplu, este posibil să vi se solicite să poarte haine sau echipament de protecție în orice moment. Trebuie să descrieți aceste cerințe în manual astfel încât angajații să știe cum să se îmbrace în fiecare zi pentru munca pe teren.


  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 12
    3
    Aceasta include o politică a egalității de șanse în ceea ce privește ocuparea forței de muncă și nediscriminarea. Prin lege, multe locuri impun companiilor să dispună de o politică clar indicată de oportunități egale de angajare și de nediscriminare în manualul angajaților. Trebuie să menționați în mod clar că firma dvs. interzice discriminarea la locul de muncă.
  • Dacă locuiți în SUA, ar trebui să vă asigurați că ați discutat despre Legea privind persoanele cu dizabilități (ADA), care specifică faptul că nu veți discrimina persoanele cu dizabilități. Puteți afla mai multe despre americanii cu dizabilități Act în site-ul dvs..
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 13
    4
    Implementați o politică de reclamații împotriva hărțuirii. Compania trebuie, de asemenea, să aibă o politică împotriva hărțuirii, care să menționeze în mod clar că nici un tip de hărțuire nu va fi tolerat în niciun caz la locul de muncă. Adesea, legea federală sau de stat vă va cere să implementați aceste politici pentru angajații dvs.
  • Trebuie să implementați un proces pentru a depune o plângere de hărțuire, astfel încât angajații să știe cum să depună o plângere și cu cine să vorbească despre această problemă. Puteți desemna un reprezentant al resurselor umane care să răspundă de orice plângere de hărțuire la locul de muncă.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 14
    5
    Include o politică privind utilizarea și comportamentul digital. De asemenea, trebuie să vă asigurați că manualul pentru angajați include o politică privind utilizarea corectă a computerelor și a software-ului companiei în birou și în afara acestuia. Acest lucru este important în special dacă majoritatea lucrărilor sunt efectuate pe computerele companiei.
  • Asigurați-vă că descrieți modul în care angajații își pot asigura informațiile electronice și pot proteja orice parolă sau informații despre companie de pe calculatoarele lor. De asemenea, trebuie să menționați măsurile de securitate pe care le-ați implementat pentru a proteja confidențialitatea angajaților dvs. online și a informațiilor companiei.
  • De asemenea, trebuie să stabiliți linii directoare privind utilizarea adecvată a computerului și a site-urilor pe care angajații pot și nu le pot accesa. Trebuie să vă asigurați că angajații sunt clare cu privire la site-urile care pot fi accesate utilizând rețeaua companiei și menționează importanța menținerii confidențiale a informațiilor corporative prin comunicarea prin e-mail.
  • Menționați orice măsură de securitate care poate fi văzută ca o încălcare a vieții private a angajatului, explicând de ce este necesar pentru securitatea companiei.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 15
    6
    Discuționează procesul de evaluare a performanței angajaților. De asemenea, trebuie să includeți detalii despre modul în care angajații vor fi evaluați în funcție de performanța lor la locul de muncă. Puteți include în manual un indice de evaluare a performanței sau puteți include indicații generale privind modul și momentul în care vor fi efectuate aceste evaluări.
  • De exemplu, puteți menționa faptul că angajații vor primi evaluări anuale și că evaluările pozitive vor duce de obicei la o majorare a salariului sau la un bonus. De asemenea, puteți discuta despre acțiunile disciplinare pe care le pot supune angajații dacă nu primesc o evaluare pozitivă, cum ar fi o perioadă de probă urmată de oa doua evaluare sau concediere.
  • În special, menționează orice comportament care ar putea duce la concediere imediată, cum ar fi consumul de alcool sau droguri, furtul, hărțuirea, violența sau alte infracțiuni grave.
  • Partea 4
    Discutați despre siguranță

    1
    Descrieți măsurile de siguranță la locul de muncă. Angajații dvs. ar trebui să cunoască toate măsurile de securitate în instalații, inclusiv camere de supraveghere, detectoare și gardieni. Acesta include orice proces operațional necesar pentru a trece controlul de securitate. Descrieți orice zonă de acces restricționată sau restricționată, împreună cu o descriere clară a persoanei care poate intra și care nu este. Pentru a fi mai clar, este posibil să doriți și să includeți o hartă care să arate aceste zone.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 16
    2
    Menționați dacă compania respectă legile locale privind sănătatea și siguranța. Este posibil să vi se solicite respectarea legilor privind sănătatea și securitatea în muncă ale locului în care locuiți și trebuie să le menționați în manualul pentru angajați. Trebuie să menționați că toți angajații trebuie să raporteze managementului orice accident, vătămare, risc potențial sau probleme legate de siguranță.
  • De asemenea, trebuie să implementați politici de securitate în ceea ce privește condițiile meteorologice nefavorabile sau condițiile de muncă periculoase. Acest lucru este important în special dacă angajații dvs. lucrează adesea în câmp sau în afara biroului.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 17
    3
    Descrieți politica de raportare a incidentelor. De asemenea, trebuie să includeți un proces de raportare a incidentelor la locul de muncă, cum ar fi o vătămare corporală sau un furt. Angajații dvs. ar trebui să știe cum pot raporta un incident și cu cine pot vorbi în cazul unui incident.
  • Puteți include în manualul angajatului un proces detaliat de raportare a incidentelor sau de exprimare mai generală. Poate doriți să optați pentru o discuție mai generală dacă credeți că procesul de raportare se poate schimba în viitor.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 18
    4
    Discutați un plan de acțiune în caz de urgență. De asemenea, ar trebui să includeți un plan de acțiune clar în caz de urgență, cum ar fi un incendiu la locul de muncă sau un dezastru natural, cum ar fi inundații sau condiții meteorologice nefavorabile. Trebuie să includeți în manual un plan de ieșire pe o hartă pe care angajații trebuie să îl urmeze și să discute zonele sau punctele de securitate din afara clădirii.
  • Partea 5
    Utilizați tonul și limba corespunzătoare

    Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 19
    1
    Mențineți un ton familiar Manualul angajatului ar trebui să fie accesibil și ușor de citit pentru toți angajații și să aibă un ton mai familiar decât formal sau rigid. Încercați să adaptați textul pentru toți angajații folosind un ton accesibil și clar.
    • Puteți face acest lucru imaginându-vă că manualul este o conversație pe care o aveți cu un angajat în calitate de angajator. Ar trebui să utilizați un ton clar și prietenos atunci când vorbiți cu un angajat și evitați limba oficială sau rigidă.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 20
    2
    Evitați jargonul sau limbajul complex. Legile muncii pot fi complexe, dar acest lucru nu înseamnă că manualul angajatului ar trebui să fie plin de verbozitate sau jargon. În schimb, optează pentru un limbaj clar și termeni simplificați. Este posibil ca termenii legali care sunt greu de înțeles pe termen lung să nu vă protejeze în mod legal compania și să reușească numai să înstrăineze angajații care au citit manualul.
  • Ar trebui să evitați folosirea unor termeni formali, cum ar fi "administrare" sau "autoritate". În schimb, utilizați "ne" sau "angajatorul" astfel încât angajatul să nu se simtă copleșit. Tonul ar trebui să pară casual, deoarece angajații sunt mai predispuși să citească întregul manual dacă sună prietenos și interesant.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 21
    3
    Respectați regulile și indicațiile care pot fi atinse. Evitați includerea în manual a recomandărilor excesive sau excesive. Manualul ar trebui să fie un ghid util pentru angajați și nu ar trebui să creați reguli dificile sau imposibil de îndeplinit.
  • De asemenea, trebuie să păstrați manualul scurt, cu suficiente informații pentru a satisface cerințele locale pentru manualele angajaților. Nu ar trebui să copleșiți angajații cu informații sau reguli stricte care sunt greu de urmat.
  • Imaginea intitulată Scrieți un manual al angajaților Pasul 22
    4
    Cereți unui avocat să revizuiască manualul înainte de al publica. Manualul angajaților este un document esențial pe care angajații îl pot folosi ulterior într-o dispută legală. Un avocat sau o evaluare juridică ar trebui să revizuiască manualul pentru a se asigura că formularea este clară și că nu face ca societatea să fie responsabilă pentru orice probleme legale în viitor. Odată ce evaluarea juridică a aprobat-o, manualul va fi gata să îl distribuie angajaților noi și actuali ai companiei dvs.
  • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Cum să organizați un picnic al unei companiiCum să organizați un picnic al unei companii
    Cum să ajuți angajații descurajațiCum să ajuți angajații descurajați
    Cum să dezvolte punctele forte ale angajațilorCum să dezvolte punctele forte ale angajaților
    Cum să disciplinați un angajatCum să disciplinați un angajat
    Cum să scrieți politicile și procedurile companiei dvs.Cum să scrieți politicile și procedurile companiei dvs.
    Cum se scrie un contract de muncăCum se scrie un contract de muncă
    Cum să eviți un proces pentru represaliiCum să eviți un proces pentru represalii
    Cum să gestionați un departament de resurse umaneCum să gestionați un departament de resurse umane
    Modul de introducere a modificărilor în procedurile de lucruModul de introducere a modificărilor în procedurile de lucru
    Cum să facem față absenteismului excesivCum să facem față absenteismului excesiv
    » » Cum se scrie un manual al angajatului

    © 2011—2020 ertare.com