Cum se scrie minutele întâlnirilor corporatiste

Fie că acționați ca secretar al unui consiliu de administrație, fie că gestionați o afacere mică, este posibil să fiți nevoit să luați notă de procesul-verbal al întâlnirilor corporative. Aceasta este o sarcină foarte importantă, deoarece este o cerință legală (în special în organizațiile non-profit), precum și înregistrările fac parte din înregistrările oficiale ale companiei și reflectă istoria sa. Acestea pot fi scrise cu ușurință în urma câtorva pași simpli și respectând un format specific și un protocol.

pași

2

Se prepară un dosar pentru fiecare membru al consiliului, inclusiv citare, procesul-verbal al ședinței precedente, lista membrilor consiliului de administrație cu datele de contact și de documente, cum ar fi rapoarte de buget și rezoluții. Dacă există informații confidențiale, dați-le la momentul tratării subiectului și când angajații (în anumite cazuri) și vizitele au părăsit încăperea.

3

Asigurați-vă că aveți materialul disponibil pentru a înregistra informațiile cu care vă simțiți cel mai bine: un notebook, un dosar sau un folder, un laptop sau un magnetofon.

4

În ziua întâlnirii, asigurați-vă că toți participanții au ce să ia note, acreditările (dacă este necesar) și băuturi răcoritoare.

2

Înregistrați scopul întâlnirii - de exemplu: ședința trimestrială a consiliului de administrație sau alegerea anuală a membrilor consiliului.

3

Listați următoarele informații:

4

Luați notă de asistența necesară pentru a avea un cvorum și dacă există unul.

5

Înregistrați votul privind acceptarea, revizuirea sau respingerea procesului-verbal al ședinței anterioare.

6

Înregistrați revizuirile la minutele anterioare.

7

Prezintă acțiunile derivate din acordurile adunărilor anterioare și înregistrează discuția, votul sau rezultatul.

8

Luați act de alte voturi, cum ar fi alegerea directorilor și numărul de voturi pentru, împotrivă și abțineri. Cu excepția cazurilor de abținere, nu este necesar să se înregistreze numele persoanelor sau modul în care acestea au votat. Scrieți motivul abținerii și dacă persoana a părăsit ședința în timpul votării.

9

Listează subiectele de pe ordinea de zi și lasă loc pentru a înregistra adnotări.

10

Luați notă despre discuția despre elementele de pe ordinea de zi și despre cine a spus ce.

11

Listați acțiunile care urmau să fie urmărite și numele persoanelor responsabile pentru desfășurarea lor înainte de următoarea întâlnire.

12

Înregistrați orice alt subiect de discuție care nu este pe ordinea de zi, care a propus-o și rezultatul.

13

Înregistrați rezultatul unei rezoluții care a fost trimisă spre examinare, actualizată sau votată. Decizia formală va constitui un document separat.

14

Scrieți data și ora următoarei ședințe.

15

Înregistrați că reuniunea a fost încheiată printr-o decizie majoră sau unanimă și notați data de încheiere.

2

Subliniază cu caractere aldine orice vot, acțiuni de urmat și / sau rezoluții ale reuniunii.

3

Distribuiți cu promptitudine minutele tuturor participanților pentru examinare și feedback. Dacă nu este sugerată nicio revizie, formalizați minutele, le imprimați și le arătați într-un dosar sau folder al companiei. Distribuiți minutele finale între participanți și cei care au fost absenți.