Cum să scrieți instrucțiuni clare

Dacă sunteți un profesor sau un scriitor tehnic, ar trebui să scrieți instrucțiuni zilnic. Cu toate acestea, pentru multe alte persoane, această sarcină poate fi dificilă. Ai putea sări peste un pas important deoarece presupui că cititorii tăi o vor face automat sau ai putea să le confunde prin includerea prea multor acțiuni într-un singur pas. Dacă doriți să scrieți instrucțiuni clare, mai întâi asigurați-vă că înțelegeți exact cum să finalizați sarcina și apoi urmați-le la litera pentru a vă asigura că obțineți rezultatul dorit.

conținut

Pași
Partea 1Înțelegeți sarcina
Partea 2scrieți instrucțiunile
Partea 3testați instrucțiunile

pași

Partea 1
Înțelegeți sarcina

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 1

Adunați materialele de care aveți nevoie. Când scrieți instrucțiuni, trebuie mai întâi să vă familiarizați cu sarcina la nivel personal. Strângeți toate instrumentele și materialele necesare și plasați-le în ordinea aproximativă în care le veți folosi.

Scrie tot ce ai nevoie. Când scrieți instrucțiunile, ar trebui probabil să includeți o listă de instrumente și materiale de care aveți nevoie pentru a finaliza sarcina.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 2

Finalizați sarcina pe cont propriu. Chiar dacă ați reușit să îndepliniți cu succes sarcina în cauză de mai multe ori în trecut, este încă o idee bună să o faceți din nou înainte de a scrie instrucțiunile astfel încât să nu uitați nimic.

Dacă nu sunteți familiarizați cu sarcina, probabil faceți cumpărături pentru a lua comenzi rapide. Când scrieți instrucțiunile, asigurați-vă că nu ignorați pașii sau informațiile pe care cititorul nu le-ar putea avea.

Imaginați-vă că veți spune cuiva o rețetă. Dacă pregătiți un fel de fel de mâncare frecvent, probabil că puteți determina dintr-o privire cantitatea de ingredient pe care o veți adăuga. Cu toate acestea, dacă veți spune altcuiva, trebuie să furnizați măsurătorile exacte.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 3

Faceți o schiță detaliată. Pe măsură ce îndepliniți sarcina, faceți o clipă pentru a scrie tot ce ați făcut pentru a menține o ordine logică în instrucțiuni. Dacă faceți sarcina pe măsură ce scrieți pașii, veți ști exact ce trebuie făcut și când.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 4

Definiți-vă publicul În funcție de cine le va citi și de a încerca să le urmeze, ar trebui să scrieți instrucțiunile pentru aceeași sarcină în moduri diferite. De exemplu, va trebui să scrieți diferit pentru adolescenți decât pentru adulți.

Aceasta acoperă de asemenea motivul pentru care audiența dvs. a terminat sarcina. Acest lucru ar putea fi diferit dacă instrucțiunile sunt adresate tinerilor studenți care urmează să realizeze un proiect sau adulților care trebuie să-și îndeplinească sarcina pentru munca lor.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 5

Scrieți o scurtă introducere. Introducerea va spune cititorilor ce le va permite instrucțiunile și rezultatele finale pe care le vor obține dacă le vor urma complet. Rețineți că majoritatea oamenilor vor sări peste introducere sau le vor citi rapid, astfel încât să nu includă informații esențiale sau avertismente cheie.

De exemplu, dacă scrieți instrucțiuni despre cum să facă un unt de arahide si jeleu de tip sandwich, ați putea menționa pe scurt că aceasta este o opțiune sănătoasă și simplu, pe care copiii le place să mănânce la prânz sau după-amiază gustare.

Dacă considerați că este necesar să includeți un avertisment important în introducere, ar trebui să îl includeți și la un moment dat în pași astfel încât oamenii care nu l-au citit să o poată citi.

Partea 2
Scrieți instrucțiunile

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 6

Împărțiți sarcina în pași mici. Fiecare pas trebuie să includă o singură acțiune, nu mai multe. Dacă există pași care au mai mult de una sau două propoziții, puteți să le distrugeți probabil în mai mici și mai puțin complexe.

De exemplu, să presupunem că veți scrie instrucțiuni despre cum să mergeți un câine. Un pas care spune "Puneți gulerul în jurul gâtului câinelui și apoi fixați lesa" este un compus care include două acțiuni: "puneți gulerul pe câine" și "fixați cureaua la guler". Cel mai bine este să scrieți "Puneți gulerul în jurul gâtului câinelui" în primul pas și "Fixați cureaua pe guler" în cel de-al doilea.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 7

Începeți fiecare pas cu un verb de acțiune. Fiecare pas pe care îl scrieți trebuie să fie unul de acțiune, deci scrieți verbe care arată cititorilor exact ce trebuie să facă pentru a finaliza acel pas.

Scrieți instrucțiunile astfel încât să indice ce trebuie să facă cineva, și nu ceea ce cineva ar trebui să gândească sau să știe.

De exemplu, să presupunem că veți scrie instrucțiuni despre cum să călăriți câinii și să includeți un pas legat de ajustarea gulerului. În acest caz, propoziția „Verificați gulerul setarea“ sau „Se măsoară gâtul câinelui“ implică o mai mare acțiune „cunoaște dimensiunea de guler câinelui.“

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 8

Urmăriți o evoluție logică. Să presupunem că cititorul va începe să îndeplinească sarcina de îndată ce citiți primul pas. De obicei, nu veți citi toate instrucțiunile până la sfârșit. Dacă există ceva pe care cititorii trebuie să îl cunoască pentru a finaliza un pas, includeți acea informație în cadrul aceluiași pas.

Dacă există un pericol inerent într-o anumită etapă, includeți un avertisment în interiorul acestuia în locul introducerii sau la sfârșitul instrucțiunilor, când este prea târziu.

Includeți ghiduri acolo unde este cazul, astfel încât cititorul să știe când ați făcut pasul corect. De exemplu, ați putea spune cititorului: "Pentru a ști dacă gulerul câinelui este reglat corect, trebuie să aveți posibilitatea să inserați două degete între spatele câinelui și gâtul animalului dvs."

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 9

Alegeți-vă cuvintele cu grijă. Utilizați o limbă simplă pe care toată lumea o poate înțelege. În majoritatea cazurilor, evitați utilizarea jargonului sau a termenilor tehnici. Cu toate acestea, dacă trebuie să utilizați acest din urmă, va trebui să oferiți o definiție scurtă și simplă a acestora.

De exemplu, dacă intenționați să scrieți instrucțiuni cu privire la modul de prezentare a unui raport juridic, ar trebui probabil să utilizați niște termeni legali tehnici. În aceste cazuri, scrieți definiția mai întâi într-o limbă simplă și apoi includeți termenul folosit în instanțe.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 10

Utilizați acțiuni pozitive În general, este mai bine să le spuneți cititorilor ce ar trebui să facă pentru a finaliza o sarcină în loc să le spună ce să nu facă. Așa cum cineva citește că cineva citește instrucțiunile, el adoptă mentalitatea dorinței de a-și îndeplini sarcina. Dacă începeți să le spuneți cititorilor ce nu ar trebui să facă, aceștia ar putea să se confunde și să o facă oricum.

De exemplu, dacă doriți să scrieți instrucțiuni despre cum să mergeți câinii, este mai bine să spuneți "Verificați ajustarea gulerului" sau "Reglați bine gulerul" în loc de "Nu strângeți prea mult colierul" sau "Evitați utilizarea unui guler foarte mic".

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 11

Scrieți în a doua persoană. Pronumele "tu" vă va permite să adresați cititorului direct și fără confuzie. Folosind-o, cititorul va ști exact ce să facă pentru a finaliza sarcina fără a fi nevoie să facă presupuneri.

De exemplu, dacă scrieți "Pârghia trebuie împinsă", cititorul se întreabă cine ar trebui să o facă. Dimpotrivă, dacă scrieți "trebuie să împingeți pârghia" sau "împingeți pârghia", veți permite cititorului să nu aibă nici o îndoială că este ceva pe care el însuși trebuie să-l facă.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 12

Include alternative. În unele sarcini, vor exista mai multe modalități de a efectua un pas sau o serie de pași. Prin urmare, trebuie să oferiți alternativa împreună cu pasul astfel încât cititorul să poată alege modul în care doriți să finalizați această sarcină.

De exemplu, dacă scrieți instrucțiuni despre cum să faci un sandwich cu unt de arahide si jeleu, ai putea include și alte produse tartinabile: „Dacă aveți alergie la arahide, unt de migdale în loc.“

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 13

Folosiți grafice acolo unde sunt utile. Ați auzit probabil fraza "O imagine este în valoare de o mie de cuvinte". Dacă doriți să scrieți instrucțiuni clare, uneori puteți utiliza o imagine sau o diagramă pentru a face o acțiune particulară mai ușor de înțeles cititorului.

Pentru mai multe instrucțiuni tehnice, asigurați-vă că cititorul poate vedea clar ceea ce se întâmplă în imagine și că opțiunea nu este ascunsă din cauza uneltelor sau a mâinilor.

Partea 3
Testați instrucțiunile

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 14

Organizați instrucțiunile în părți. Unele sarcini complicate conțin mai mult de o parte. Prin urmare, dacă intenționați să scrieți instrucțiuni pentru o sarcină mai mare, care include mai multe părți mici, separați-le în mai multe secțiuni.

Dacă doriți să enumerați instrucțiunile, începeți să o faceți cu fiecare secțiune. În acest fel, cititorul va urma instrucțiunile și va simți un fel de realizare pe măsură ce completați fiecare parte.
Chiar dacă sarcina în cauză nu include nici o parte semi-independentă, în orice caz, este necesar să o descompunem în părți dacă include un număr mare de pași. Prea mulți pași pot copleși cititorii.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 15

Încercați instrucțiunile pe măsură ce le scrieți. Dacă nu puteți urma instrucțiunile așa cum le-ați scris, nimeni altcineva nu o poate face. Adresați-vă prietenilor să completeze instrucțiunile și să vă spună dacă au găsit ceva confuz.

Este posibil să încercați instrucțiunile de mai multe ori, mai ales dacă acestea sunt lungi sau complexe.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 16

Modificați cu atenție instrucțiunile. Erorile de ortografie și gramatică pot ruina formularea clară, ceea ce va face ca instrucțiunile să fie greu de urmat. Citiți-le de la sfârșitul la început și invers pentru a vă asigura că nu există erori.

Dacă nu aveți încredere în abilitățile de editare, adresați-vă unui prieten să revizuiască instrucțiunile.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 17

Include o listă cu instrumentele sau materialele necesare. Mai ales dacă o sarcină necesită utilizarea unor instrumente sau materiale specifice, o listă poate fi foarte utilă pentru cititori. Puneți-o la începutul instrucțiunilor, astfel încât cititorii să poată aduna toate materialele în prealabil.

Imaginați-vă ca și cum ar fi fost o rețetă într-o carte de bucate. Rețetele includ întotdeauna o listă de ingrediente și ustensile pentru a putea colecta toate aceste lucruri înainte de a începe pregătirea vasului.

Imaginea intitulată Scrie instrucțiuni clare Pasul 18

Includeți avertismente acolo unde este cazul. După ce ați testa instrucțiunile, este posibil să observați că există riscuri ascunse pe care nu le-ați adresat la prima scriere. Avertizați cititorii despre aceste pericole, astfel încât aceștia să poată lua măsurile de precauție respective.

De exemplu, dacă intenționați să scrieți instrucțiuni cu privire la modul de fierbere a apei, puteți include un avertisment că ceainicul va fi prea fierbinte pentru atingere, chiar înainte de fierberea apei.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit