Cum să gestionați cu succes o relocare de birouri

Ideea relocării unui birou poate fi descurajantă. Dar este doar un proces, și ca orice proces, se poate face într-o serie de sarcini și revizuiri simple. Urmând acești pași, puteți face o relocare de birouri realizată în timp, bine bugetată și fără probleme.

pași

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 1

Evaluați nevoile și situația actuală: Este necesar să fie clar despre scopul relocării biroului (de exemplu: contractul de închiriere, contractul de leasing este pe cale să expire sau planificați să se prelungească mai mult timp) pentru a vă defini nevoile și a elabora un plan care să răspundă așteptărilor. Există câteva decizii importante care trebuie să fie convenite ca punct de plecare care va da baza procesului de planificare, inclusiv detaliile contractului de închiriere și perioadei de notificare existente, precum și obligațiile și responsabilitățile pe care le aveți.

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 2

Fii clar cu privire la nevoile: Dacă înțelegeți clar de la început nevoile și operațiunile de bază ale strategiei de relocare a biroului, procesul va fi mai ușor și veți economisi timp. Nu vă faceți griji prea multe despre detaliile tehnice (care fac parte din consilierii profesioniști în mișcare). Cu toate acestea, ar trebui să aveți o idee generală și să fiți conștienți de deciziile privind principalele puncte ale relocării biroului, inclusiv:

Unde vrei să mergi?

Cantitatea de spațiu de care aveți nevoie, când trebuie să fiți la locul lui.

Ce caracteristici cheie are noul birou de care aveți nevoie?

Care sunt obiectivele de afaceri preconizate (inclusiv creșterea economică) pe care relocalizarea trebuie să le satisfacă?

Tipul și durata contractului de leasing pe care îl doriți.

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 3

Creați echipa corectă pentru relocare: Relocarea biroului este un proces important și necesită efort și colaborare pentru a avea un rezultat reușit. Colectarea echipei de proiect potrivite este esențială și ar trebui să includă oameni care vor ajuta la facilitarea tuturor aspectelor mișcării. Va trebui să înțelegeți atât mișcările interne, cât și cele externe. Un conducător de proiect trebuie să se ocupe de procesul de transfer de îndată ce decizia de relocare a biroului a fost luată. Această persoană trebuie să aibă suficient timp să se dedice proiectului de transfer al biroului și trebuie:

Au încrederea conducerii superioare -

Autoritatea de a acționa în numele societății -

Fii o persoana cu experienta pentru a putea lua decizii -

Fiind un bun organizator al oamenilor și proceselor -

Au experiență de stabilire și de lucru în cadrul bugetului-

Fii un bun comunicator.

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 4

Începeți devreme: Există multe de făcut, deci cu cât începeți mai devreme, cu atât este mai mare probabilitatea realizării relocării pe care compania o așteaptă. Este imposibil să planificați prea mult. Odată ce liderul de proiect a fost repartizat, lucrarea trebuie să înceapă. Ar trebui să începeți să revizuiți opțiunile dvs. cu 9-18 luni înainte de expirarea contractului de leasing, indiferent dacă intenționați să vă reînnoiți, să renegociați sau să vă mutați. Este foarte important să aveți suficient timp pentru a vă oferi biroul și, prin urmare, să aveți un avantaj și să creșteți concurența între diferitele opțiuni, ceea ce poate duce la economii substanțiale pentru companie.

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 5

Creați un buget realist: Crearea unui buget realist pentru relocarea biroului este un instrument de planificare fundamentală care vă va ajuta să evaluați costurile și să le gestionați pe tot parcursul procesului.

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 6

Implică profesioniști de birou în această relocare: Întregul proces de relocare a biroului poate fi complex, stresant și consumator de timp. După costul personalului, costurile de proprietate sunt cele mai mari pentru ca societatea să continue să crească. Deciziile pe care le luați vor avea un impact asupra rentabilității companiei. Lucrul cu echipa profesionistă corectă este ceva ce ar trebui să faceți atunci când vă gândiți la o mișcare de birou. Acestea vă vor ghida prin proces, vă vor economisi bani și vă veți asigura că nu faceți greșeli critice.

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 7

Nu semnați niciun document de închiriere fără a primi consultanță juridică: Avocatul dvs. va negocia detaliile contractului de leasing pentru a vă minimiza expunerea la potențialele datorii și pentru a vă avertiza asupra termenilor detaliați în documentul final și pentru a vă asigura că știți responsabilitățile pe care le veți avea în timp ce sunteți acolo.

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 8

Comunicarea: Pe plan intern, schimbarea poate fi tulburatoare pentru personal și acest lucru este, fără îndoială, cazul unui transfer de la birou. În același timp, procesul de transfer se întâmplă, compania dvs. trebuie să continue să funcționeze și să se concentreze asupra volumului dvs. de lucru și angajamentelor existente. Cu toate acestea, biroul în mișcare reprezintă o oportunitate excelentă pentru gestionarea schimbărilor pozitive, îmbunătățirea performanței afacerii, a moralei și a ritmului de creștere. Pe plan extern există multe părți în mișcare atunci când vă retrageți din funcție și va trebui să vă asigurați că toți cei implicați în proiect sunt informați în mod regulat, în special dacă există o schimbare. Dacă păstrați liniile de comunicare deschise tuturor persoanelor, interne și externe, transferul biroului va avea șanse mai mari de succes.

Imaginea intitulată Relocați un birou Pasul 9

Ia ocazia: Ștergeți fișiere vechi și depanați toate zonele de stocare pentru elementele care nu sunt necesare înainte de relocare. De asemenea, luați în considerare scanarea documentelor care nu mai sunt necesare pe hârtie (nu uitați să aruncați în siguranță fișiere nedorite). Depozitarea securizată pentru documentația de arhivare reprezintă o soluție flexibilă, sigură și rentabilă pentru a economisi spațiul de birou și, de asemenea, pentru mai multe costuri. Puteți intra în orice moment printr-un acord și vă oferă o rezervă excelentă în afara amplasamentului pentru a evita daunele în caz de incendiu sau de alt dezastru. Ar trebui să aveți, de asemenea, posibilitatea de a lua în considerare următoarele:

Actualizarea și relocarea unui birou reprezintă o oportunitate de a achiziționa echipamente moderne, eficiente și de economisire a spațiului.

Revizuirea furnizorilor existenți în timpul relocării birourilor poate reprezenta o opțiune de reînnoire sau schimbare a furnizorilor în condiții favorabile.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit