Cum să răspundeți la telefon cu educația

Este important să urmați un protocol telefonic respectuos și prietenos când răspundeți la telefon, mai ales dacă vorbiți cu un străin sau conversați într-un mediu de lucru. Când răspundeți la telefon, este important să știți cum să răspundeți în mod corespunzător, astfel încât să nu porniți rău conversația. Răspundeți la telefon cu educația vorbind clar, concentrându-se asupra apelului și, dacă vă aflați într-un mediu de lucru, mențineți profesionalismul.

pași

2

Pregătiți un salut profesional. Nu veți ști întotdeauna cine este pe cealaltă parte a telefonului când răspundeți la telefon în birou. Poate fi șeful tău, un client, unul dintre colegii tăi sau chiar un număr greșit.

3

Identificați-vă și dați numele organizației. În situațiile de afaceri, este mai potrivit să răspundeți la telefon, spunând numele dvs. și cel al companiei. De exemplu, puteți spune: "Vă mulțumim că ați sunat croitorul John. Helena răspunde, cum vă pot ajuta?

4

Dacă nu știți cine sună, adresați-vă cu bunăvoință cine este el. Adesea, persoana nu numai că îți va da numele, dar și ei îți vor spune motivul pentru care sună. Dacă nu aveți un ID al apelantului, dacă nu ați recunoscut numărul sau dacă nu ați auzit ce a spus persoana de pe cealaltă linie, puteți să întrebați din nou "Pot să știu cine sună?".

5

Vorbiți direct în piesa bucală. Țineți telefonul ușor pe obraz și vorbiți în piesa de bucățică care ar trebui să fie în mod natural aproape de gură. Nu vă faceți griji cu privire la punerea piesei bucale prea aproape de gură sau de a vorbi tare.

6

Evitați utilizarea argoului sau vulgarităților. Dacă răspundeți la telefon la serviciu, reprezentați compania pentru oricine vorbiți la telefon. Vorbiți cu educația și evitați să utilizați argou, vulgarități sau cuvinte proaste. Chiar dacă conversația devine fierbinte și persoana cu care vorbiți începe să spună cuvinte rele, păstrați calmul și educația.

2

Nu mai efectuați alte activități înainte de a răspunde la telefon. Luați un moment scurt pentru a vă sorta gândurile înainte de a răspunde. Nu vă distrați, deoarece aceasta poate duce la o lipsă de comunicare între dvs. și persoana cu care vorbiți. Dacă nu vă distrageți atenția, persoana cu care vorbiți va simți că aveți toată atenția.

3

Spuneți "Bună ziua" și exprimați-vă numele într-un ton placut de voce. Dacă nu recunoașteți numărul sau apelantul, puteți adăuga răspunsurile "Camilo". Dacă doriți să răspundeți mai formal, puteți spune, de exemplu, "Aceasta este reședința Gómezului".

4

Înregistrați informațiile despre apelant dacă membrul familiei pe care încercați să-l contactați nu este disponibil. Dacă persoana încearcă să contacteze pe cineva care nu este acasă sau nu este disponibil, spuneți "Îmi pare rău, doamnă Méndez, tatăl meu nu este disponibil în acest moment. Vrei să lași un mesaj? Asigurați-vă că înregistrați numele persoanei, numărul de telefon și motivul pentru care vă apelați într-un notebook cu o scrisoare clară și lizibilă.

2

Întrebați de ce sună persoana. Dacă nu cunoașteți persoana, fiți politicoși spunând "Cum vă pot ajuta astăzi?" Sau "Ce pot face pentru dvs.?". Dacă cunoașteți persoana, puteți spune ceva "Ce este nou?"

3

Vorbiți clar folosind tonul obișnuit de voce. Încercați să nu țipați în piesa bucală sau nu exagerezi cu pronunția cuvintelor. În schimb, vorbiți încet și clar. Dacă strigați sau vorbiți cu puțină naturalitate, persoana cu care vorbiți vă poate crede că sunteți supărați sau bolnavi.

4

Nu răspundeți la telefon dacă mestecați guma sau mâncarea. Dacă mestecați guma sau mâncarea, faceți ceva timp înainte de a răspunde la scuipă sau înghiți ceea ce aveți în gură. Ar trebui să încercați să vă asigurați că gura dvs. este curată și gata de conversație atunci când răspundeți la telefon.

5

Nu vorbiți cu persoane care nu sunt implicate în apel până când nu terminați să vorbiți la telefon. În timp ce apelul telefonic durează, ignorați distragerile din exterior și acordați atenție maximă apelantului. Nu vorbiți sau jucați cu o altă persoană și evitați să încercați să comunicați în tăcere în timp ce vorbiți la telefon.