Cum să organizați întâlniri de lucru eficiente

Organizarea unei întâlniri eficiente este de o mare importanță pentru funcționarea unei companii sau a unei organizații. Aceasta oferă o oportunitate de a organiza, de a împărtăși informații, de a colabora cu mai mulți membri ai echipei și de a îndeplini eficient obiectivele. Fiind pregătiți, preluarea conducerii atunci când este necesar și delegarea efectivă sunt elemente importante ale reuniunilor eficiente. De asemenea, când conduceți câteva întâlniri, asigurați-vă că creșteți cât mai mult energia și angajamentul echipei.

pași

2

Conduceți consiliul. Aceasta înseamnă că trebuie luate măsuri pentru a se asigura că toate problemele din agenda afacerilor sunt rezolvate și că toată lumea este auzită. Iată câteva sugestii pentru a vă ajuta:

3

Confirmați un plan de acțiune Un plan de acțiune este un rezumat final care confirmă ce acțiuni ar trebui să fie luate în cadrul reuniunii. Acesta prezintă, de asemenea, un plan de avansare care trebuie urmat și care afectează toți membrii consiliului de administrație. Iată câteva sugestii pentru crearea unui plan de acțiune:

4

Păstrați subiectul. După fiecare punct de pe ordinea de zi și discuția corespunzătoare, rezumați pe scurt rezultatele fiecărei discuții de grup, adresați-vă câteva întrebări și continuați cu următoarele.

5

Planificați următoarea consiliu. Făcând acest lucru în timp ce toată lumea este prezentă, se asigură că aceștia pot răspunde imediat dacă există un conflict de timp. În plus, aceasta înseamnă, de asemenea, că planul va fi programat în avans, ceea ce va evita un conflict cu alte comisii.

2

Cereți vorbitorilor să participe. Vorbitorii sunt, de obicei, personalul alocat obiectivelor individuale. Ei au organizat oamenii și resursele pentru a face munca și pot descrie procesul și rezultatele mai eficient. De asemenea, aceștia își pot exprima îngrijorarea cu privire la dificultățile neprevăzute și la nevoia de resurse suplimentare.

3

Coordonează orarele. Programați câteva întâlniri pentru a vă adapta la disponibilitatea și la limitările realiste. De exemplu, în timp ce toată lumea ar putea fi disponibilă până la sfârșitul vineri după-amiaza, acest lucru ar putea să nu fie cel mai bun moment pentru a discuta probleme dificile.

4

Pregătiți o agendă. O agendă ar trebui să aibă cel puțin o listă de subiecte care urmează să fie discutate, să delege responsabilitățile prezentărilor și să stabilească timpul dedicat fiecărui subiect înscris pe ordinea de zi. Iată câteva sugestii utile pentru a face o agendă pentru o întâlnire:

5

Stabilește respectarea regulilor. Acest act nu trebuie să fie formal sau sancționat, dar ajută la sugerarea unui protocol care să garanteze că întâlnirea se desfășoară fără complicații și că toți oamenii își pot împărtăși percepțiile.

6

Stabiliți termenele. Ca parte a agendei, aceasta include durata ședinței, indicatorii privind durata participării vorbitorilor și durata discuției generale pentru fiecare subiect care urmează să fie discutate pe ordinea de zi.

7

Efectuați circulația calendarului. Cu o zi înainte de întâlnire, să difuzeze agenda ședinței. Acest lucru asigură că toți oamenii au o copie și sunt pregătiți pentru ceea ce ar trebui să se aștepte la întâlnire. De asemenea, le oferă ocazia de a vă aborda dacă există informații incorecte pe ordinea de zi.

8

Trimiteți niște mementouri. Dacă aceasta este o întâlnire nouă sau neobișnuită, trimiteți un memento cu o oră înaintea întâlnirii, pentru a vă aminti pe toți să participe.

2

Semnalează progresul și lipsa acestui lucru. În cazul în care consiliul de administrație abordează o serie de obiective, se menționează unde s-au înregistrat progrese și cine a fost responsabil.

3

Redirecționează discuția care a ieșit din canal. Există momente când entuziasmul sau frustrarea pot face discuția să se îndepărteze de la curs. Rămâneți atenți și asigurați-vă că o veți lua înapoi la adresa dvs.: obiectivele agendei. Mai jos sunt câteva abordări sugerate:

4

Faceți o tranziție între teme. Fiți aserți când păstrați constrângerile legate de timp. Acest lucru nu înseamnă că ar trebui să fii discursiv, dar trebuie să-i spui oamenilor că consiliul va trece la un alt subiect și că vor putea continua discuția cu oamenii relevanți după încheierea ședinței.

5

Evidențiați subiecte importante. Trebuie accentuate obiectivele fundamentale, pe lângă relația lor cu obiective mai puțin importante.

6

Ajutați-vă să luați note dacă este necesar. În mod normal, există o persoană care este responsabilă pentru luarea de note la fiecare întâlnire. Cu toate acestea, dacă este copleșit, va fi sarcina liderului să o preia și să o execute.

7

Clarifică orice neînțelegere. La sfârșitul fiecărui subiect, liderul de bord ar trebui să ofere un rezumat pe care participanții îl poate cumpăra de la bord. Acest rezumat oferă, de asemenea, ocazia ca oamenii să intervină atunci când ceva nu este clar.

8

Furnizați un rezumat complet la sfârșitul reuniunilor. Conducerea decisivă evită stagnarea și ezitarea, menține muncitorii motivați și își desfășoară activitatea, răspunzând bine schimbării și informațiilor noi. În continuare, prezentăm caracteristicile unei conduceri decisive: