Cum să vă mențineți profesionalismul recepționerului telefonic

Nu lăsați telefonul să sune de mai multe ori. Attendelo repede - astfel, apelantul nu se va simți frustrat chiar înainte de a vorbi cu dvs.

Stabiliți un salut pentru a participa. Asigurați-vă că nu este prea lung și că suna natural. Ați putea să o exersați pentru ao exprima într-un ton natural.

Zâmbiți când răspundeți la telefon - acest lucru vă va lumina vocea. Chiar dacă nu aveți chef să zâmbiți sau apelul este frustrant, zâmbetul dvs. vă va ajuta să mențineți un ton vesel.

Fiți natural atunci când răspundeți la telefon și evitați să folosiți o "voce telefonică", care de obicei seamănă cu o voce automată, de înaltă calitate. Ar trebui să te auzi autentic și frumos.

Articulați-vă cuvintele și vorbiți clar. Nu folosiți un vocabular pe care nu îl cunoașteți și nu utilizați niciodată jargon. De asemenea, evitați utilizarea sunetelor asertive, cum ar fi "aha".

Aveți un notepad și un creion lângă dvs. și obțineți obiceiul de a le folosi. Un recepționer de telefonie calificat scrie numele și alte detalii pe care apelantul le poate oferi, chiar înainte de a pune întrebări. Asigurați-vă că scrieți cum se pronunță nume neobișnuite, astfel încât să le puteți numi corect când transferați apelul. Asigurați-vă că scrieți orice mesaj pleacă și citiți-l înapoi la apelant, pentru a vă asigura că ați înregistrat corect toate informațiile. Acest lucru va lăsa, de asemenea, apelantului siguranța că ați luat de fapt mesajul și îl retransmiteți în mod corespunzător.

Dacă aveți de gând să puneți apelantul în așteptare, spune-le înainte de a face acest lucru. Când vă retrageți așteptarea, vă cereți scuze că l-ați așteptat înainte de a întreba despre apelul său.

Păstrați-vă calmul și nu vă pierdeți niciodată temperamentul sau nu vă faceți rău, chiar dacă apelantul devine ostil. Dacă este necesar, puneți clientul în așteptare timp de câteva secunde în timp ce respirați adânc și vă reamintiți că sunteți "directorul primelor impresii". Aceasta implică faptul că ar trebui să sunați întotdeauna profesionist, să aveți răbdare și să aveți dorința de a ajuta pe apelant.