Cum să organizezi un arhivar

Urmând aceste ghiduri simple, puteți crea și organiza un sertar simplu sau o cameră întreagă, plină de arhiviști.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Organizați un cabinet de arhivare Pasul 1

Generează-ți fișierele Asigurați-vă că acestea sunt etichetate în mod corespunzător, cum ar fi toate numele companiei sau numele persoanelor.

Imagine cu denumirea Organizați un cabinet de arhivare Pasul 2

Organizați fișierele în ordine alfabetică, din față spre spate, din sertarul de sus în jos și de la stânga la dreapta pe arhivar sistemului.

Imaginea intitulată Organizează un cabinet de arhivare Pasul 3

Lăsați spațiu pentru fișierele viitoare. Dacă aveți prea multe fișiere pentru a umple 50% dintr-un cabinet de 4 sertare, nu umple primele 2 sertare 4 sertare completo- plin. Noile fișiere nu vor merge neapărat la sfârșit, ele pot merge oriunde indică alfabetul.

Imaginea intitulată Organizați un cabinet de arhivare Pasul 4

Înlocuiți fișierele în timp util. Va trebui să ștergeți fișierele din timp în timp, dar asigurați-vă că atunci când terminați fișierul, îl puneți înapoi în locul său. Dacă le lăsați să se îngroape în afara dulapului de fișiere, nu le veți putea găsi mai târziu.

sfaturi

Când puneți etichetele, puneți-le în diferite părți ale diferitelor fișiere, astfel încât etichetele să nu se suprapună sau să blocheze vizualizarea celorlalte.
Ajută la menținerea în interiorul oricărui fișier într-o anumită ordine (tradiție este în ordine cronologică), astfel încât atunci când găsiți fișierul, puteți găsi cu ușurință lucruri în acest fișier.
Pentru a menține un arhivist în ordine, păstrează cuvintele întregi inițiale înainte, lucruri de genul „AZZ Inc“ merge înainte „Abagaba Co“
Când creați un fișier pentru o persoană, urmați regula "Last and First Name" pentru a vă asigura că aveți totul în ordine alfabetică.

avertismente

Doar deschideți un sertar la un moment dat pentru a vă menține stabilitatea dosarului. Deschiderea mai multor persoane poate duce la căderea arhivistului (și deasupra dvs.).
Deoarece dulapurile de depozitare sunt pline de hârtie (care este inflamabilă), ar trebui să aveți o echipă de securitate în apropiere.
Încercați să evitați tăierea hârtiei.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit