Cum să organizați fișiere de birou
Organizarea fișierelor de birou poate fi o sarcină dificilă, mai ales dacă aveți cantități mari de fișiere și documente. Cu toate acestea, acest proces nu trebuie să fie dureros. Planul de mai departe și decide cu privire la un sistem pentru a sorta fișierele pot ajuta să le organizați astfel încât să se potrivească afacerea dvs. și asigurați-vă găsiți documente importante mai eficient. Când aveți fișierele în ordine, atunci va trebui să rămânem la un sistem constant pentru a le păstra în acest fel.
conținut
pași
Metoda 1
Dezvoltați un sistem
1
Creați categorii de fișiere. Primul lucru pe care ar trebui să-l faceți dacă doriți să vă organizați fișierele este să decideți ce categorii principale veți folosi pentru a le clasifica. Vor exista diferite tipuri de birouri care vor avea diferite tipuri de categorii, dar sistemul general va fi același. Trebuie să descifrați un sistem care clasifică fișierele în mod semnificativ.
- De exemplu, dacă lucrați într-o firmă de avocatură și trebuie să organizați fișierele client, ați putea să le clasifica în funcție de tipul de cazuri generale: litigii, probate, corporative, administrative și altele.
2
Condiții de subcategorii În cadrul fiecărei categorii, puteți fi mai specific prin dezvoltarea unei liste de subcategorii. Orice foaie de hârtie care trebuie depusă poate fi definită în funcție de doi termeni, categoria generală și subcategoria.
3
Utilizează un sistem de codare a culorilor. Acest lucru pare simplu, dar poate fi o modalitate foarte eficientă de a organiza fișierele pentru a le accesa rapid. Decideți câte categorii veți avea în sistemul de organizare a fișierelor și apoi utilizați diferite foldere colorate în funcție de suma respectivă.
4
Etichetați fișierele. Acum, fiecare fișier din biroul tău are un loc definit. Trebuie să scrieți eticheta pe fila fiecărui dosar într-o manieră clară și precisă, pentru a ști unde îi aparține. Eticheta fiecărui dosar trebuie să înceapă cu categoria generală și apoi cu subcategoria specifică. De exemplu, un dosar care conține înregistrări de plată a furnizorilor trebuie să fie etichetat "Plăți trimise / vânzători".
5
Sortați fișierele în ordine alfabetică. Când ați stabilit sistemul de organizare a fișierelor și ați creat toate folderele, atunci le-ați pus în ordine. Trebuie să alfabeți dosarele generale. În fiecare dosar general, toate subcategoriile trebuie, de asemenea, să fie clasificate în ordine alfabetică.
6
Lăsați câțiva centimetri de spațiu în fiecare sertar de fișiere. Când configurați sistemul de organizare a fișierelor, trebuie să lăsați un spațiu pentru a putea fi extinse. Odată cu trecerea timpului, veți primi fără îndoială mai multe documente pe care să le adăugați în fiecare dosar. Lăsați spațiu pentru extinderea fișierelor. În caz contrar, atunci veți avea sarcina dificilă de a muta toate secțiunile sau unele sertare de fișiere pentru a face loc.
Metoda 2
Sortați fișierele dezordonate
1
Adunați toate materialele care trebuie depuse. Dacă începeți cu o compilație de lucrări dezorganizate și dezorganizate, va trebui să le puneți laolaltă. Găsiți un loc unde să lucrați și să colectați totul într-o grămadă. În acest fel, puteți avea grijă de organizație.
2
Separați lucrările în două grupuri de "acțiune" și "fișier". Ca prim pas, trebuie să faceți un dosar sau o stivă pentru tot ceea ce necesită acțiuni imediate. Aceste documente nu trebuie depuse. În caz contrar, ați putea uita să faceți munca care trebuie făcută. Faceți acest dosar "acțiune" deoparte pentru a avea grijă de el în curând. Apoi, continuați să încărcați documentele rămase.
3
Aveți grijă de fiecare hârtie o dată. Pe măsură ce vedeți documentele libere pe care le depuneți, luați o decizie cu privire la fiecare dintre ele în timp ce le revizuiți. Ridicați hârtia, citiți-o, decideți ce categorie și subcategorie îi aparține în sistemul de organizare a fișierelor și apoi arhivați-o. Lucrul în acest mod vă va ajuta cu consecvența în organizarea fișierelor și vă va ajuta să economisiți timp atunci când faceți față fiecărui element o singură dată.
4
Afișați fiecare element. Poate că majoritatea ziarelor pe care le aveți sunt corespondență și pot fi în plicuri și foldere. Scoateți hârtia din plicuri, deschideți-le și introduceți-le. Fiecare fișier de hârtie în acest fel cauzele sunt uniform dosare în sertarul de fișiere, fără umflătură în partea în care sunt stivuite ziarele.
Metoda 3
Păstrați fișierele
1
Utilizați o tavă "Pentru arhivare". Când introduceți o corespondență nouă în biroul dvs. sau când se creează proceduri noi, este posibil să nu le puteți trimite imediat. Trebuie să plasați tot ce trebuie să fie depus într-un singur loc pentru a avea grijă de el când puteți. Având o tavă pe birou, numită "Pentru a arhiva", este o modalitate bună de a separa aceste documente până când veți avea grijă de ele.
2
Desemnați un moment de înregistrare în dosar. Dacă puteți, programați un moment de înregistrare a zilei sau săptămânii în care puteți avea grijă de depunerea noilor lucrări. Dacă faceți organizarea fișierelor o parte obișnuită a rutinei dvs., veți avea mai multe șanse să continuați.
3
Asigurați-vă că persoanele care au acces la fișiere înțeleg sistemul. Dacă sunteți singura persoană care folosește fișierele, puteți păstra cu ușurință comanda pe care ați creat-o. Cu toate acestea, dacă alți oameni trebuie să utilizeze documentele din arhive, trebuie să vă asigurați că înțeleg și că urmează sistemul pe care l-ați creat. A avea un sistem de organizare a fișierelor nu va fi util dacă documentele sunt deplasate greșit și plasate în foldere greșite.
4
Păstrați documente extrem de importante într-un loc sigur. Unele materiale speciale trebuie plasate în locuri separate și speciale. De exemplu, unele documente ar putea fi stocate într-un seif ignifug. Probabil că va trebui să țineți niște materiale din birou, într-un seif într-o bancă sau în biroul avocatului companiei.
5
Verificați în mod regulat fișierele. Cel puțin o dată pe an sau mai frecvent dacă este necesar, trebuie să vă rezervați un timp pentru a examina fișierele. Scopul acestei revizuiri este de a decide dacă există documente complete sau dosare care pot fi aruncate sau, eventual, transferate într-o unitate de depozitare în altă parte. Dacă ceva nu va mai fi nevoie din nou, atunci ar trebui să-l aruncați. Dacă este ceva ce nu vă așteptați să utilizați în mod regulat, dar că este posibil să aveți nevoie de înregistrare, atunci trebuie să-l stocați.
sfaturi
- Acest articol încearcă să organizeze și să arhiveze copii ale documentelor de corespondență fizică, chitanțe și alte materiale. Principalele subiecte din acest articol se aplică la fel de bine pentru organizarea fișierelor pe computer. Puteți să creați dosare și subdosare și să stocați fișiere electronice, la fel ca documentele fizice.
Lucruri de care ai nevoie
- cabinet pentru dosare
- agățat dosare
- dosare
- etichete
- marcatori sau markeri
Distribuiți pe rețelele sociale:
înrudit
- Cum se deschide managerul de descărcări în Android
- Cum să arhivați documente
- Cum se șterg fișierele temporare și prefetch de pe computer
- Cum se examinează fișierele pe Android
- Cum de a extrage fișiere Tar în Linux
- Cum se extrag fișierele
- Cum se salvează un fișier
- Cum se activează ștergerea definitivă a fișierelor în CCleaner
- Cum se instalează fișiere bin în Linux
- Cum se afișează fișiere ascunse
- Cum să mutați fișiere dintr-un cont de utilizator în altul
- Cum să organizați fișiere de calculator
- Cum să vă organizați calculatorul
- Cum să vă organizați spațiul virtual de lucru
- Cum să vă organizați desktop-ul (desktop)
- Cum să organizați un sistem electronic de depunere
- Cum să vă organizați fișierele personale
- Cum să remediați un sistem de depozitare a hârtiei
- Cum să organizați fișiere pe un site Web
- Cum să organizezi un arhivar
- Cum să organizați fișiere