Cum să organizați fișiere de birou

Organizarea fișierelor de birou poate fi o sarcină dificilă, mai ales dacă aveți cantități mari de fișiere și documente. Cu toate acestea, acest proces nu trebuie să fie dureros. Planul de mai departe și decide cu privire la un sistem pentru a sorta fișierele pot ajuta să le organizați astfel încât să se potrivească afacerea dvs. și asigurați-vă găsiți documente importante mai eficient. Când aveți fișierele în ordine, atunci va trebui să rămânem la un sistem constant pentru a le păstra în acest fel.

pași

Metoda 1
Dezvoltați un sistem

Imaginea intitulată Organizați fișierele Office Pasul 1
1
Creați categorii de fișiere. Primul lucru pe care ar trebui să-l faceți dacă doriți să vă organizați fișierele este să decideți ce categorii principale veți folosi pentru a le clasifica. Vor exista diferite tipuri de birouri care vor avea diferite tipuri de categorii, dar sistemul general va fi același. Trebuie să descifrați un sistem care clasifică fișierele în mod semnificativ.
  • De exemplu, dacă lucrați într-o firmă de avocatură și trebuie să organizați fișierele client, ați putea să le clasifica în funcție de tipul de cazuri generale: litigii, probate, corporative, administrative și altele.
  • Imaginea intitulată
    2
    Condiții de subcategorii În cadrul fiecărei categorii, puteți fi mai specific prin dezvoltarea unei liste de subcategorii. Orice foaie de hârtie care trebuie depusă poate fi definită în funcție de doi termeni, categoria generală și subcategoria.
  • De exemplu, dacă acondicionas un sistem de organizare a fișierelor pentru afaceri financiare, ai putea avea o categorie generală de „Plăți de ieșire“ și a pus subcategorii de „furnizori“, „vanzatori“, „servicii“, „costurile pentru profesionale“ și „costuri administrative ".
  • Imaginea intitulată Organizează fișierele Office Pasul 3
    3
    Utilizează un sistem de codare a culorilor. Acest lucru pare simplu, dar poate fi o modalitate foarte eficientă de a organiza fișierele pentru a le accesa rapid. Decideți câte categorii veți avea în sistemul de organizare a fișierelor și apoi utilizați diferite foldere colorate în funcție de suma respectivă.
  • În loc să folosești foldere care sunt colorate, poți folosi folderele obișnuite de manilă și poți obține decalcomanii colorați. Apoi, puteți să le fixați pe fila superioară, pe marginea dosarului sau pe ambele părți, pentru a vă oferi o mai mare vizibilitate.
  • Imaginea intitulată
    4
    Etichetați fișierele. Acum, fiecare fișier din biroul tău are un loc definit. Trebuie să scrieți eticheta pe fila fiecărui dosar într-o manieră clară și precisă, pentru a ști unde îi aparține. Eticheta fiecărui dosar trebuie să înceapă cu categoria generală și apoi cu subcategoria specifică. De exemplu, un dosar care conține înregistrări de plată a furnizorilor trebuie să fie etichetat "Plăți trimise / vânzători".
  • Literele de pe etichetele fiecărui fișier trebuie să fie cât mai bine scrise și cât mai constante posibil. Puteți cumpăra foarte ușor unele pachete software care vă permit să faceți etichete pentru a le putea scrie și imprima cu computerul.
  • Dacă le imprimați cu computerul, trebuie să utilizați o dimensiune și un stil constant. Dacă le scrieți manual, ar trebui să încercați să fii consecvent și cât mai ordonat posibil.
  • Imagine intitulată Organizați fișierele Office Pasul 5
    5
    Sortați fișierele în ordine alfabetică. Când ați stabilit sistemul de organizare a fișierelor și ați creat toate folderele, atunci le-ați pus în ordine. Trebuie să alfabeți dosarele generale. În fiecare dosar general, toate subcategoriile trebuie, de asemenea, să fie clasificate în ordine alfabetică.
  • Puteți alege să clasificați informațiile după dată, și nu pe un singur subiect. Dacă da, atunci va trebui să decideți dacă este mai logic să sortați fișierele plasând cele mai recente articole din față și cele mai vechi înapoi sau invers.
  • Imaginea intitulată
    6
    Lăsați câțiva centimetri de spațiu în fiecare sertar de fișiere. Când configurați sistemul de organizare a fișierelor, trebuie să lăsați un spațiu pentru a putea fi extinse. Odată cu trecerea timpului, veți primi fără îndoială mai multe documente pe care să le adăugați în fiecare dosar. Lăsați spațiu pentru extinderea fișierelor. În caz contrar, atunci veți avea sarcina dificilă de a muta toate secțiunile sau unele sertare de fișiere pentru a face loc.
  • Metoda 2
    Sortați fișierele dezordonate

    Imaginea intitulată Organizați fișierele Office Pasul 7
    1
    Adunați toate materialele care trebuie depuse. Dacă începeți cu o compilație de lucrări dezorganizate și dezorganizate, va trebui să le puneți laolaltă. Găsiți un loc unde să lucrați și să colectați totul într-o grămadă. În acest fel, puteți avea grijă de organizație.
  • Imaginea intitulată
    2
    Separați lucrările în două grupuri de "acțiune" și "fișier". Ca prim pas, trebuie să faceți un dosar sau o stivă pentru tot ceea ce necesită acțiuni imediate. Aceste documente nu trebuie depuse. În caz contrar, ați putea uita să faceți munca care trebuie făcută. Faceți acest dosar "acțiune" deoparte pentru a avea grijă de el în curând. Apoi, continuați să încărcați documentele rămase.
  • Organizați fișierul "acțiune". Lucrările care trebuie tratate imediat trebuie să fie comandate în grupuri mai mici în funcție de munca pe care trebuie să o faceți. De exemplu, ea condiționează subcategorii cum ar fi "sunați", "scrieți", "dați" și "plătiți".


  • Imaginea intitulată
    3
    Aveți grijă de fiecare hârtie o dată. Pe măsură ce vedeți documentele libere pe care le depuneți, luați o decizie cu privire la fiecare dintre ele în timp ce le revizuiți. Ridicați hârtia, citiți-o, decideți ce categorie și subcategorie îi aparține în sistemul de organizare a fișierelor și apoi arhivați-o. Lucrul în acest mod vă va ajuta cu consecvența în organizarea fișierelor și vă va ajuta să economisiți timp atunci când faceți față fiecărui element o singură dată.
  • Pe măsură ce revedeți fiecare articol, trebuie să determinați dacă trebuie chiar să îl păstrați. Dacă este o lucrare care a fost deja tratată și nu mai este necesar să o păstrați ca o înregistrare, atunci luați-o în considerare să o eliminați în loc să o depuneți.
  • Imaginea intitulată
    4
    Afișați fiecare element. Poate că majoritatea ziarelor pe care le aveți sunt corespondență și pot fi în plicuri și foldere. Scoateți hârtia din plicuri, deschideți-le și introduceți-le. Fiecare fișier de hârtie în acest fel cauzele sunt uniform dosare în sertarul de fișiere, fără umflătură în partea în care sunt stivuite ziarele.
  • Decideți dacă trebuie să păstrați plicurile. În majoritatea cazurilor, plicurile nu sunt necesare și pot fi aruncate. Cu toate acestea, dacă credeți că este posibil să aveți nevoie de o dovadă de livrare sau de o ștampilă poștală, atunci ar trebui să efectuați capsarea plicului pe hârtie și să îl păstrați împreună.
  • Mai multe lucrări ar trebui să fie capsate împreună, ceea ce le va împiedica să se despartă sau să-și piardă. Este de preferat să folosiți capse decât clemele pentru hârtie deoarece acestea se potrivesc mai uniform cu fișierele și nu se execută cu problema alunecării.
  • Metoda 3
    Păstrați fișierele

    Imaginea intitulată
    1
    Utilizați o tavă "Pentru arhivare". Când introduceți o corespondență nouă în biroul dvs. sau când se creează proceduri noi, este posibil să nu le puteți trimite imediat. Trebuie să plasați tot ce trebuie să fie depus într-un singur loc pentru a avea grijă de el când puteți. Având o tavă pe birou, numită "Pentru a arhiva", este o modalitate bună de a separa aceste documente până când veți avea grijă de ele.
  • Imaginea intitulată
    2
    Desemnați un moment de înregistrare în dosar. Dacă puteți, programați un moment de înregistrare a zilei sau săptămânii în care puteți avea grijă de depunerea noilor lucrări. Dacă faceți organizarea fișierelor o parte obișnuită a rutinei dvs., veți avea mai multe șanse să continuați.
  • De exemplu, ați putea rezerva ultima jumătate de oră a zilei pentru a depune ziarele zilei. Dacă nu este suficient timp, puteți încerca să organizați fișierele de două ori pe zi, chiar înainte de a lua masa și chiar înainte de a pleca.
  • Piesele fundamentale pentru realizarea succesului sunt perseverența și repetarea.
  • Imaginea intitulată
    3
    Asigurați-vă că persoanele care au acces la fișiere înțeleg sistemul. Dacă sunteți singura persoană care folosește fișierele, puteți păstra cu ușurință comanda pe care ați creat-o. Cu toate acestea, dacă alți oameni trebuie să utilizeze documentele din arhive, trebuie să vă asigurați că înțeleg și că urmează sistemul pe care l-ați creat. A avea un sistem de organizare a fișierelor nu va fi util dacă documentele sunt deplasate greșit și plasate în foldere greșite.
  • Ar putea fi mai eficient și mai eficient dacă vă oferiți să obțineți ceea ce poate avea nevoie o altă persoană din birou și apoi să vă solicitați să o returnați direct către dvs. În acest fel, vă puteți asigura că totul este arhivat din nou corect.
  • Imaginea intitulată
    4
    Păstrați documente extrem de importante într-un loc sigur. Unele materiale speciale trebuie plasate în locuri separate și speciale. De exemplu, unele documente ar putea fi stocate într-un seif ignifug. Probabil că va trebui să țineți niște materiale din birou, într-un seif într-o bancă sau în biroul avocatului companiei.
  • Imaginea intitulată Organizează fișierele Office Pasul 15
    5
    Verificați în mod regulat fișierele. Cel puțin o dată pe an sau mai frecvent dacă este necesar, trebuie să vă rezervați un timp pentru a examina fișierele. Scopul acestei revizuiri este de a decide dacă există documente complete sau dosare care pot fi aruncate sau, eventual, transferate într-o unitate de depozitare în altă parte. Dacă ceva nu va mai fi nevoie din nou, atunci ar trebui să-l aruncați. Dacă este ceva ce nu vă așteptați să utilizați în mod regulat, dar că este posibil să aveți nevoie de înregistrare, atunci trebuie să-l stocați.
  • sfaturi

    • Acest articol încearcă să organizeze și să arhiveze copii ale documentelor de corespondență fizică, chitanțe și alte materiale. Principalele subiecte din acest articol se aplică la fel de bine pentru organizarea fișierelor pe computer. Puteți să creați dosare și subdosare și să stocați fișiere electronice, la fel ca documentele fizice.

    Lucruri de care ai nevoie

    • cabinet pentru dosare
    • agățat dosare
    • dosare
    • etichete
    • marcatori sau markeri
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Cum să arhivați documenteCum să arhivați documente
    Cum se șterg fișierele temporare și prefetch de pe computerCum se șterg fișierele temporare și prefetch de pe computer
    Cum se examinează fișierele pe AndroidCum se examinează fișierele pe Android
    Cum de a extrage fișiere Tar în LinuxCum de a extrage fișiere Tar în Linux
    Cum se extrag fișiereleCum se extrag fișierele
    Cum se salvează un fișierCum se salvează un fișier
    Cum se activează ștergerea definitivă a fișierelor în CCleanerCum se activează ștergerea definitivă a fișierelor în CCleaner
    Cum se instalează fișiere bin în LinuxCum se instalează fișiere bin în Linux
    Cum se afișează fișiere ascunseCum se afișează fișiere ascunse
    Cum să mutați fișiere dintr-un cont de utilizator în altulCum să mutați fișiere dintr-un cont de utilizator în altul
    » » Cum să organizați fișiere de birou

    © 2011—2020 ertare.com