Cum să organizați o convenție

Faceți planul în scris. Cu atât de mult de făcut și atât de multe detalii pentru a face față, este foarte ușor pentru pași importanți să meargă neobservate. Planificați-vă munca și lucrați la planul dvs. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să controlați delegarea și menținerea monitorizărilor în timp util.

Rezervați local. Aceasta este cea mai importantă decizie individuală pe care o faceți cu privire la planificarea convenției. Alegeți o locație care să se potrivească cu dimensiunea estimată a grupului dvs., care are facilități curate și bine echipate și unde puteți oferi grupului dvs. de servicii alimentare în mod proaspăt și în timp util. Luați în considerare dacă participanții vor participa mai devreme sau vor rămâne mai târziu, ceea ce înseamnă că va trebui să evaluați atracțiile din apropiere.

Creați un comitet Nimeni nu a spus că trebuie să planificați singur întreaga convenție, nu? Cereți ajutor, creați un comitet și vă înconjurați cu oameni entuziaști care sunt folositori, harnici și angajați. În plus, merită stabilit ideile cheie într-un grup de referință mic, pentru a evita orice supraveghere.

Rezervă serviciul audiovizual în prealabil. Suportul audiovizual este unul dintre acele lucruri pe care oamenii nu le vor observa decât dacă lipsesc sau funcționează defectuos. Un suport audiovizual eficient ar trebui să fie perfect integrat în etapa principală.

Amintiți-vă că dacă oamenii sunt înfometați, ei mănâncă. Pe de altă parte, ei trebuie, de asemenea, să folosească baia din când în când. Asigurați-vă că programul dvs. este structurat astfel încât participanții să aibă timp să mănânce ceva în timpul vacanțelor și pot, de asemenea, să meargă la baie dacă este necesar.

Consultați cu proprietarii sediului despre responsabilitățile dvs. cu privire la ordonanțele municipale etc. Nu te lăsa prins, întreabă! Odată ce știți ce este necesar, asigurați-vă că planificarea dvs. este acoperită. Ar fi o idee bună să pună o persoană responsabilă pentru această zonă a evenimentului.

Contact. Nu poți rezolva și nu te ocupi de tot ce ești singur. Păstrați o comunicare constantă cu personalul dvs., solicitați ajutor, asigurați-vă că toată lumea își îndeplinește sarcinile și solicită ajutor atunci când este necesar. Cu cât sunt mai solide abilitățile de comunicare și de conducere în timpul evenimentului, cu atât mai bine rezultatul va fi.

Adunați informații Pe lângă înregistrări, trebuie să colectați sugestii pentru îmbunătățiri, informații de contact pentru reprezentanții care pot sponsoriza sau prezenta la următoarea convenție, precum și sondaje de feedback din partea participanților. Aceste informații sunt esențiale pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți evenimentul, deci asigurați-vă că aveți nevoie de ceva timp după ce evenimentul a fost analizat.

Arătați fața jocului Zâmbiți, fiți prietenoși și primitori și reamintiți-vă personalului dvs. să facă același lucru. Când personalul ia măsuri, acesta își arată punctele forte. Asigurați-vă personalului dvs. cel mai social și mai experimentat și membrilor comisiei disponibile pentru a vă ajuta cu traficul direct și a răspunde la întrebări. Acei oameni mai prietenoși și mai organizați sunt ideali pentru a ocupa biroul de înregistrare și control. Cei mai muncitori și cei mai timizi sunt cei mai buni oameni pentru a servi ca îndrumători și în activitățile din spatele clădirilor.

Introduceți informațiile (dacă este cazul). Cu bucurie, ați reușit să adunați informații în format electronic, ceea ce elimină necesitatea înregistrării acestora. Dacă nu, în valoare de formulare de înregistrare în prealabil, mai degrabă decât după Event- acest fel, vă lista elaborată de contacte pe care le va utiliza în e-mail „Salvați data“ pentru evenimentul de anul viitor.

Analizați informațiile. Revizuiți, rezumați și analizați răspunsurile studiului participanților. Fii atent la ceea ce a lucrat, ceea ce nu a făcut și ce sugestiile făcute salutat participanții pentru a îmbunătăți procesul și experiența. Includeți aceste informații împreună cu notele dvs. din pasul anterior. În plus, verificați bugetul: ați ajustat bugetul? Ce fonduri au fost cheltuite care pot fi evitate sau omit în viitor? Cum ar putea fi mai bine cheltuite fondurile? (De exemplu, sondajele participanților pot arăta nevoia de semnalizare suplimentară pentru a evita confuzia și de a gestiona fluxul de trafic. Dacă știți acest lucru, puteți adăuga fonduri în bugetul următor anului de semnalizare).

Multumesc. După eveniment, trimiteți note sau vă mulțumesc scrisorilor acelor persoane importante care au participat. Aceasta include membri ai comitetului, voluntari, personal, sponsori, prezentatori, furnizori care au donat fonduri sau obiecte (flori, decorațiuni, băuturi, publicitate etc.) pentru eveniment. Nu subestima niciodată puterea de recunoștință. Când vă faceți timp să vă exprimați recunoștința sinceră, aceiași oameni și vânzători vor fi cei mai receptivi când le veți întreba anul viitor.