Cum să organizați o convenție
Asigurați-vă că planificarea și evenimentul dvs. vor avea succes. Înconjurați-vă cu oameni buni care vă împărtășesc viziunea. Nominalizați o persoană (probabil dumneavoastră) ca coordonator general pentru a lua deciziile finale atunci când este necesar - această persoană trebuie să aibă
conținut
pași
Metoda 1
Înainte de întâlnire
1
Calculați numărul de persoane care vor participa la convenție. Ține minte că dimensiunea contează. În funcție de natura convenției dvs., puteți sau nu să-i controlați complet mărimea. Cu toate acestea, este important să faceți niște calcule, deoarece va trebui să faceți aranjamente conform unui public estimat.
2
Faceți planul în scris. Cu atât de mult de făcut și atât de multe detalii pentru a face față, este foarte ușor pentru pași importanți să meargă neobservate. Planificați-vă munca și lucrați la planul dvs. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să controlați delegarea și menținerea monitorizărilor în timp util.
3
Rezervați local. Aceasta este cea mai importantă decizie individuală pe care o faceți cu privire la planificarea convenției. Alegeți o locație care să se potrivească cu dimensiunea estimată a grupului dvs., care are facilități curate și bine echipate și unde puteți oferi grupului dvs. de servicii alimentare în mod proaspăt și în timp util. Luați în considerare dacă participanții vor participa mai devreme sau vor rămâne mai târziu, ceea ce înseamnă că va trebui să evaluați atracțiile din apropiere.
4
Creați un comitet Nimeni nu a spus că trebuie să planificați singur întreaga convenție, nu? Cereți ajutor, creați un comitet și vă înconjurați cu oameni entuziaști care sunt folositori, harnici și angajați. În plus, merită stabilit ideile cheie într-un grup de referință mic, pentru a evita orice supraveghere.
5
Rezervă serviciul audiovizual în prealabil. Suportul audiovizual este unul dintre acele lucruri pe care oamenii nu le vor observa decât dacă lipsesc sau funcționează defectuos. Un suport audiovizual eficient ar trebui să fie perfect integrat în etapa principală.
6
Amintiți-vă că dacă oamenii sunt înfometați, ei mănâncă. Pe de altă parte, ei trebuie, de asemenea, să folosească baia din când în când. Asigurați-vă că programul dvs. este structurat astfel încât participanții să aibă timp să mănânce ceva în timpul vacanțelor și pot, de asemenea, să meargă la baie dacă este necesar.
7
Consultați cu proprietarii sediului despre responsabilitățile dvs. cu privire la ordonanțele municipale etc. Nu te lăsa prins, întreabă! Odată ce știți ce este necesar, asigurați-vă că planificarea dvs. este acoperită. Ar fi o idee bună să pună o persoană responsabilă pentru această zonă a evenimentului.
8
Asigurați-vă că aveți acoperire de asigurare pentru eveniment.
9
Idee un plan de a participa la eventualele evenimente care apar dintr-o ploaie neașteptată, grindină sau zăpadă dacă alegeți o locație care ar putea fi afectată din cauza condițiilor meteorologice.
Metoda 2
În timpul întâlnirii
1
Rămâi hidratat. Se pare ca este ceva foarte simplu, dar conventiile necesita ore lungi si mult timp de dezvoltare. Asigurați-vă că și personalul dumneavoastră sunt hidratate și au mâncat, astfel încât în acest fel au energie și rezistență pentru a continua toată ziua (și apoi te ridici și să facă același lucru în ziua următoare).
2
Contact. Nu poți rezolva și nu te ocupi de tot ce ești singur. Păstrați o comunicare constantă cu personalul dvs., solicitați ajutor, asigurați-vă că toată lumea își îndeplinește sarcinile și solicită ajutor atunci când este necesar. Cu cât sunt mai solide abilitățile de comunicare și de conducere în timpul evenimentului, cu atât mai bine rezultatul va fi.
3
Adunați informații Pe lângă înregistrări, trebuie să colectați sugestii pentru îmbunătățiri, informații de contact pentru reprezentanții care pot sponsoriza sau prezenta la următoarea convenție, precum și sondaje de feedback din partea participanților. Aceste informații sunt esențiale pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți evenimentul, deci asigurați-vă că aveți nevoie de ceva timp după ce evenimentul a fost analizat.
4
Arătați fața jocului Zâmbiți, fiți prietenoși și primitori și reamintiți-vă personalului dvs. să facă același lucru. Când personalul ia măsuri, acesta își arată punctele forte. Asigurați-vă personalului dvs. cel mai social și mai experimentat și membrilor comisiei disponibile pentru a vă ajuta cu traficul direct și a răspunde la întrebări. Acei oameni mai prietenoși și mai organizați sunt ideali pentru a ocupa biroul de înregistrare și control. Cei mai muncitori și cei mai timizi sunt cei mai buni oameni pentru a servi ca îndrumători și în activitățile din spatele clădirilor.
Metoda 3
După întâlnire
1
Luați niște note. Acum că încheierea ta sa terminat, poți să te relaxezi, nu-i așa? Ei bine, deloc. Abordarea mai inteligentă va fi să luați câteva note pentru a vă ajuta (sau pe altcineva) să vă planificați următoarea convenție. Luați note despre ceea ce a funcționat, ce nu a funcționat, lucruri pe care le-ați plăcut și lucruri pe care nu le știați despre acest loc și ce recomandări aveți pentru a îmbunătăți evenimentul de anul viitor. Desfășurați o întâlnire informativă cu membrii comisiei, deoarece acestea vă vor oferi contribuții suplimentare, precum și conversațiile pe care le-au ținut în timpul evenimentului.
2
Introduceți informațiile (dacă este cazul). Cu bucurie, ați reușit să adunați informații în format electronic, ceea ce elimină necesitatea înregistrării acestora. Dacă nu, în valoare de formulare de înregistrare în prealabil, mai degrabă decât după Event- acest fel, vă lista elaborată de contacte pe care le va utiliza în e-mail „Salvați data“ pentru evenimentul de anul viitor.
3
Analizați informațiile. Revizuiți, rezumați și analizați răspunsurile studiului participanților. Fii atent la ceea ce a lucrat, ceea ce nu a făcut și ce sugestiile făcute salutat participanții pentru a îmbunătăți procesul și experiența. Includeți aceste informații împreună cu notele dvs. din pasul anterior. În plus, verificați bugetul: ați ajustat bugetul? Ce fonduri au fost cheltuite care pot fi evitate sau omit în viitor? Cum ar putea fi mai bine cheltuite fondurile? (De exemplu, sondajele participanților pot arăta nevoia de semnalizare suplimentară pentru a evita confuzia și de a gestiona fluxul de trafic. Dacă știți acest lucru, puteți adăuga fonduri în bugetul următor anului de semnalizare).
4
Multumesc. După eveniment, trimiteți note sau vă mulțumesc scrisorilor acelor persoane importante care au participat. Aceasta include membri ai comitetului, voluntari, personal, sponsori, prezentatori, furnizori care au donat fonduri sau obiecte (flori, decorațiuni, băuturi, publicitate etc.) pentru eveniment. Nu subestima niciodată puterea de recunoștință. Când vă faceți timp să vă exprimați recunoștința sinceră, aceiași oameni și vânzători vor fi cei mai receptivi când le veți întreba anul viitor.
5
Luați decizii pentru următorul eveniment. Puteți începe prin luarea unor decizii cheie cu privire la următorul eveniment (locație, locație, prezentatori, inclusiv data și durata) pe baza feedback-ului primit și a experienței globale a întregului eveniment.
sfaturi
- Asigurați-vă că aveți suficiente produse, cum ar fi săpun, detergent, prosoape de mână, hârtie igienică, trusă de prim ajutor etc.
avertismente
- Amintiți-vă că sunteți responsabil pentru locul în timpul evenimentului. Odată ce totul este terminat, participanții vor pleca și va trebui să efectueze controlul împreună cu proprietarii sediului. Asigurați-vă că le spuneți oamenilor să respecte premisele, astfel încât acestea să poată fi curățate când le returnați proprietarilor.
Distribuiți pe rețelele sociale:
înrudit
- Cum se colectează fonduri pe Facebook
- Cum să organizați evenimente pe Facebook
- Cum să participi la o convenție anime
- Cum să organizați un eveniment de strângere de fonduri
- Cum să organizezi o cină de repetiție
- Cum să organizați o petrecere pentru ziua secretarului
- Cum să organizați un turneu de golf
- Cum de a alege un caracter anime pentru cosplay
- Cum sa faci costume Cosplay
- Cum să obțineți numărul persoanei care vă place
- Cum să organizezi un maraton
- Cum se creează un text expository
- Cum să începeți un club școlar
- Cum se scrie o scrisoare de strângere de fonduri pentru o campanie politică
- Cum se fac apeluri la rece
- Cum să organizați un eveniment
- Cum să organizați o carieră sau o călătorie de caritate
- Cum să organizați un târg de locuri de muncă de succes
- Cum să investească în fonduri mutuale
- Cum să investească în fonduri mutuale BRIC
- Cum să organizați un eveniment de caritate